La technologie OCR : un choix gagnant pour tous !

Quelle est l’une des plus grandes sources de frustration d’un employé au retour d’un voyage d’affaires ? Sans aucun doute le temps qu’il passe à trier la liasse de ses reçus papier pour pouvoir demander un remboursement auprès de son employeur.

En plus d’être fastidieux, car les employés doivent y consacrer parfois plusieurs heures au détriment de leur véritable travail, cet exercice complique le suivi des dépenses des voyageurs d’affaires de l’entreprise pour le directeur financier.

Heureusement, les progrès technologiques transforment et facilitent les procédures de demande de remboursement et de rapprochement des notes de frais.

La reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet à des terminaux numériques de convertir les photos de documents papier, imprimés ou manuscrits en texte lisible par des machines, fait partie des derniers outils mis à disposition des entreprises.

Pour les voyageurs d’affaires, les gains sont évidents : imaginons qu’un voyageur reçoive un reçu pour un repas. Il crée simplement une nouvelle ligne dans sa note de frais sur son application installée sur son smartphone et utilise l’appareil photo de ce dernier pour photographier le reçu papier ; le logiciel de notes de frais peut alors lire le texte du reçu et capturer les coordonnées du restaurant ou fournisseur, ainsi que son montant.

Le voyageur vérifie ensuite rapidement que le logiciel de reconnaissance optique a bien lu tous les détails pour y apporter si nécessaire des modifications avant de soumettre la note de frais. Son responsable hiérarchique peut ensuite directement approuver la note de frais… La boucle est bouclée ! S’il subsiste une question ou en cas de contrôle, la photo du reçu est stockée dans l’application de notes de frais et consultable par le responsable de la comptabilité dans l’application web.

Ce type de technologie facilite grandement la vie des employés dans un monde où ils sont encore souvent frustrés par le manque de connectivité et les technologies obsolètes et lentes qu’ils doivent utiliser sur leur lieu de travail, d’après un sondage réalisé par la firme de recherche CCS Insight.

La technologie OCR n’est pas récente. En revanche, elle atteint aujourd’hui un niveau de précision proche de 100% dans la lecture de textes : en conséquence, le voyageur n’a que très peu d’efforts à fournir pour créer ses notes de frais en temps réel, pendant ses déplacements.

Les bénéfices de ce système en termes de gains de temps et d’efforts sont évidents. Par ailleurs, il permet aussi d’accélérer l’approbation des notes de frais par le responsable de l’employé, ce qui fluidifie encore plus l’ensemble du processus.

Non seulement l’employé n’a plus à créer ses notes de frais manuellement une fois de retour au bureau, mais de plus il peut être remboursé plus rapidement pour son déplacement. Dans l’hypothèse où l’employeur choisit de rembourser les notes de frais plus rapidement qu’en suivant le délai habituel de trente jours, il permettra à l’employé « d’en être de sa poche » moins longtemps, ce qui lui permettra de se sentir plus valorisé.

Grâce à la lecture et au chargement en temps réel des notes de frais, le responsable ou directeur financier dispose d’un aperçu immédiat sur ce qui est dépensé par les collaborateurs de l’entreprise : il n’a pas besoin d’attendre des semaines pour connaître le véritable coût d’un voyage d’affaires.

Ces informations lui sont très utiles pour gérer la comptabilité et aussi alerter l’entreprise de toute dépense hors norme ou note de frais potentiellement frauduleuse. L’autre avantage de la technologie, c’est qu’elle permet de générer un flux de données bien plus cohérent et fiable, ce qui peut être particulièrement utile pour le rapprochement des coûts avec des projets ou clients spécifiques.

En utilisant un système de notes de frais basé sur la technologie OCR, l’entreprise dispose d’une vue d’ensemble sur toutes les dépenses T&E, ce qui est essentiel pour une budgétisation et des projections efficaces.

Elle bénéficie aussi d’une image précise de ce qui est dépensé par les voyageurs auprès des différents fournisseurs et prestataires, ce qui peut lui donner des leviers de négociation pour obtenir des remises sur volumes ou d’autres avantages. Dans la mesure où elle sait combien tous ses voyageurs dépensent dans une chaîne d’hôtels ou de restaurants spécifique dans une région clé, elle pourra utiliser cette information pour négocier des remises.

Utiliser la technologie OCR est un choix gagnant autant pour le voyageur, qui bénéficie d’une expérience sans accrocs, gagne du temps et peut être remboursé plus rapidement, que pour le département financier, qui bénéficie de données sur les dépenses en temps réel, peut mieux maîtriser le budget et procéder à des projections plus efficaces.

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