Le James Bond de l’Administration (inspiré de faits réels !)

Ces derniers mois, l’actualité est riche en histoires d’espionnage. Des révélations du procureur spécial Robert Mueller concernant l’ingérence russe dans les élections américaines à l’arrestation d’un espion américain supposé (ou d’un simple invité à un mariage) à Moscou… il ne fait pas bon d’être un espion par ces temps!

L’incident d’espionnage qui a attiré notre attention concerne un groupe de ressortissants russes qui auraient essayé de pirater le réseau informatique du siège de l’OIAC (Organisation pour l’Interdiction des Armes Chimiques) à La Haye. Ils « s’attardaient » aux alentours des bureaux de l’OIAC lorsque la police néerlandaise a effectué une descente. L’enquête a révélé, parmi tout un attirail de hacker, un téléphone mobile contenant la photo d’un reçu de taxi ! Ayez une pensée pour notre consciencieux agent russe, qui parcourt le monde lors de ses missions secrètes tout en récupérant soigneusement les reçus en vue d’un remboursement.

Sans le savoir, il met en lumière l’un des problèmes majeurs auxquels sont confrontés les voyageurs d’affaires : la gestion des frais de voyage ! Personne n’aime cela, mais c’est un mal nécessaire et indispensable. Chez Traveldoo, nous n’avons de cesse de faciliter la vie des voyageurs d’affaires.

Grâce à notre appli de gestion des frais de voyage, le voyageur peut consigner ses dépenses pendant ses déplacements. La reconnaissance optique de caractères (OCR) l’aide à remplir les formulaires de notes de frais, ce qui réduit le nombre d’erreurs. De plus, notre fonctionnalité d’archivage des reçus permet d’horodater les reçus et de les archiver en toute sécurité pendant 10 ans. Ce tampon horaire est conforme aux normes légales françaises et européennes, à savoir le RGS et l’eIDAS, respectivement.

En résumé, une fois une note de frais approuvée par le superviseur et le contrôleur financier, un fichier pdf récapitulant les dépenses et les justificatifs est généré. Celui-ci est horodaté et enregistré dans un système d’archivage électronique. Ce document archivé est accessible ultérieurement via une interface Web. Le voyageur ne doit même pas conserver de copie numérique de ses justificatifs de dépenses.

Loin de nous l’idée d’aider les voyageurs à couvrir leurs traces, mais cette fonction d’archivage pourrait sauver la mise à l’espion international moderne, véritable James Bond de l’administration.

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