Les indicateurs de performance sont essentiels, mais lesquels ?

Au mois de Septembre, nous débutions cette série sur la Business Intelligence avec un article à propos de l’importance des données et avions expliqué comment extraire du sens des gros volumes de données brutes générées par les entreprises chaque jour.  Ensuite, dans notre second article de la série sur le renseignement des entreprises, nous avons examiné comment une approche de l’analyse fondée sur les rôles peut garantir la satisfaction des besoins de chaque partie prenante, permettant à celles-ci de prendre des décisions opportunes, fondées sur ses propres données.

Pour ce troisième et dernier article de la série, nous nous penchons sur certains des indicateurs de performance clés les plus importants, qui peuvent et doivent être surveillés par les entreprises si elles souhaitent atteindre leurs objectifs financiers et/ou de conformité. Traveldoo Insight peut suivre plus de 100 indicateurs de performance clés au sein des voyages d’affaires et des notes de frais. Nous allons en étudier certains ci-dessous.

En orientant les indicateurs de performance clés autour de rôles-utilisateurs spécifiques, Insight permet aux équipes d’accéder rapidement et facilement uniquement aux données dont elles ont besoin pour améliorer l’efficacité du travail. Pour les responsables T&E, qui se concentrent souvent en premier lieu sur des domaines comme la conformité à la politique voyage, l’optimisation des processus et la réduction des coûts, il existe des indicateurs de performance clés très spécifiques qui entrent en jeu.

 

Conformité à la politique voyage

En ce qui concerne la conformité à la politique voyage, la première étape est d’identifier la part des réservations de voyages effectuées par les employés qui ne respectent pas cette politique. Cela est encore plus utile si l’on poursuit en analysant la non-conformité par service, dans le but de déterminer si chaque dépense hors réglementation est confinée à un service particulier, ou s’il s’agit plutôt d’un problème généralisé à l’entreprise.

Cet indicateur est essentiel, car il permet aux responsables T&E de déterminer si leur politique est trop stricte ou trop permissive. Ils peuvent donc fournir de meilleures directives et formations pour assurer la conformité à la politique voyage, ou réécrire des politiques irréalistes afin qu’elles puissent être respectées.

 

Réduction des coûts

Étant donné l’importance des dépenses relatives aux T&E pour les états financiers d’une entreprise, les responsables T&E doivent capitaliser sur toutes les occasions pour réduire les coûts. Il est donc essentiel de regarder plus loin que la non-conformité. Concrètement, il s’agit d’identifier les réservations avec des tarifs plus élevés que la moyenne selon la saison, la période, la destination, etc., et de mener une analyse de l’écart entre le coût réel de la réservation et le tarif le plus bas proposé au moment où elle a été effectuée.

Les responsables T&E pourraient utiliser ces informations pour établir des directives, si possible, fixant le temps d’avance avec lequel les employés doivent réserver leurs voyages. Ils pourraient également mettre en place des politiques internes pour déterminer des seuils ; par exemple, un seuil acceptable pourrait être fixé à 10 % au-dessus du tarif le plus bas proposé. Ces indicateurs ont également pour utilité de pouvoir montrer si les notes de frais réelles sont en phase avec les budgets et les prévisions. Ces informations pourraient contribuer à améliorer la base des budgets et des prévisions, afin d’atteindre une plus grande précision de la planification financière.

 

Optimisation des processus

Inévitablement, les voyages d’affaires entraînent beaucoup de dépense et donc de notes de frais, et l’optimisation des processus impliqués dans ces rapports est une préoccupation essentielle des responsables T&E. Il est donc important de déterminer et d’évaluer le temps passé à traiter ces notes de frais, en commençant par le moment où un rapport de notes de frais est généré par un employé, jusqu’au moment où cet employé reçoit le remboursement. De plus, il est encore plus intéressant d’analyser le temps alloué à chaque étape, c’est-à-dire la création d’un rapport de notes de frais, sa soumission, son approbation par un responsable et le remboursement.

Cela permettra aux responsables T&E d’identifier les obstacles à éliminer. Par ailleurs, vous devriez également diviser et analyser la durée de traitement par équipes et managers, en charge des approbations. En tant que responsable des remboursements, cela peut vous aider à fixer des directives pour les différentes équipes et leurs managers, afin d’améliorer l’efficacité du processus.

 

 

Traveldoo Insight, notre nouveau module de BI opéré par Tableau, donne vie à tous ces indicateurs de performance clés et à d’autres. Conçu sur mesure pour vos besoins spécifiques, Insight est assez souple pour vous permettre de mener des analyses ad hoc quand vous souhaitez des informations supplémentaires en dehors des paramètres prédéfinis.

Parmi les fonctionnalités essentielles que nous activons pour tous les utilisateurs d’Insight figurent les filtres, les paramètres, la modification d’axe sur tous les graphiques, et les alertes et notifications. Ainsi, si vous êtes le responsable des remboursements pour toute l’entreprise, vous aurez accès aux données concernant toutes les dépenses. Toutefois, si vous souhaitiez obtenir des données sur un sous-ensemble spécifique, vous pourriez y accéder facilement ; par exemple, en appliquant des filtres à des tableaux de bord pour obtenir les données de tous les rapports de notes de frais approuvés par tel manager.

D’autres options sont disponibles, comme la possibilité de naviguer d’un service commercial vers les centres de coûts, les services, les équipes et les employés ; et de la même manière, vous pouvez remonter d’un employé vers son service commercial. Sur tous les tableaux de bord configurés selon le temps, vous pouvez basculer l’affichage entre les réservations quotidiennes, mensuelles ou trimestrielles, selon vos besoins.

 

Si vous avez des questions concernant les indicateurs de performance évoqués ci-dessus, ou si vous souhaiteriez obtenir une démo d’Insight, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

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