Les multiples atouts des solutions e-procurement

Aucun domaine n’échappe à la dématérialisation. Et pour cause : dans les achats comme ailleurs, les avantages et retombées des solutions e-procurement sont innombrables. Il en résulte des gains de temps, de la création de valeur et une optimisation des pratiques de bout en bout, également profitables à la gestion des voyages d’affaires et notes de frais.

La dématérialisation des services achats

Dans une étude publiée en 2018 par le cabinet d’audit PwC, 60% des directeurs achats souhaitent mener un programme de digitalisation complet de leur fonction et des processus associés à un horizon de 5 ans. Autant dire que les projets visant à intégrer des offres innovantes en matière de solutions e-procurement et e-sourcing se démocratisent à grands pas. Le cabinet d’étude Forrester confirme cette tendance dans les conclusions d’une enquête publiée cette année, en soulignant l’importance de l’amélioration de l’expérience client qui guide désormais de nombreuses initiatives. Elle indique que 26% des entreprises estiment qu’il est essentiel d’y remédier dès 2019. 41% d’entre elles confient par ailleurs qu’il s’agit là d’un projet primordial dans un avenir à court terme.

Cette évolution s’explique par une exigence, toujours plus forte à l’égard des produits et services, qui implique de se tourner vers des fournisseurs plus adaptés. Ces derniers doivent alors être plus intégrés aux systèmes des entreprises clientes, permettant ainsi un travail de veille permanent capable d’aboutir sur des achats optimaux. Au-delà des atouts inhérents à la dématérialisation comme la facilité de la prise de décisions, le meilleur traitement des factures et la simplification de la gestion associée à toutes ces tâches, l’atout principal des solutions de e-procurement reste l’optimisation de la mise en relation et de l’échange d’information entre clients et fournisseurs. Dans un baromètre réalisé par le spécialiste de l’accompagnement de projets e-achats Acxias, la facilité de partage des informations est citée dans 80% des cas comme l’attente première au sein des directions achats, devant l’harmonisation des processus qui fait également partie des grandes priorités (65% des réponses).

 

Vers une optimisation des achats déplacements et frais professionnels

La relation fournisseurs est l’une des grandes gagnantes de l’instauration de ces outils. Dans le domaine du voyage d’affaires par exemple, cela signifie une mise à jour facilitée des bases de données hôtelières ou des contrats transporteurs. La connaissance des évolutions de prix, de conditions tarifaires, ou encore d’offres exceptionnelles peut être automatisée. L’approbation de souscriptions, la consultation de reportings détaillés sur des données d’utilisateurs, de voyages ou de fournisseurs sont autant de facettes permettant de gagner du temps et de créer de la valeur ajoutée en prenant de meilleures décisions.

Certains modules proposent des fonctionnalités avancées particulièrement pertinentes, comme par exemple des indicateurs de performance et de compétitivité intéressants pour les travel managers. Il s’agit de fonctions d’analyse comparative portant sur des entreprises concurrentes et leur offre, afin de déterminer des KPI relatifs au bien-être des voyageurs, aux prix pratiqués, aux économies possibles.

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