Les secrets du ROI des voyages d’affaires

Quelles sont les clés indispensables pour améliorer le ROI des voyages d’affaires ? Plusieurs bonnes pratiques, mêlant nouveautés technologiques et processus innovants, se traduisent par des différences notables sur ce plan.

Près de 20% des réservations pour des déplacements professionnels se font en marge des procédures autorisées par les politiques voyages en utilisant d’autres canaux que ceux proposés par l’entreprise. Au cours des séjours, plus de 80% des collaborateurs opèrent des changements en dehors des pratiques autorisées. Ces conclusions de la London School of Economics and Political Science, dans le cadre d’une étude conduite pour le compte du groupe Amadeus intitulée « Managing every mile », soulignent la réalité des habitudes en place et de l’importante marge de progression existante pour atteindre un fonctionnement optimisé.

Les efforts à faire en matière de Travel & Expense sont pourtant très bénéfiques. L’enquête indique qu’une entreprise avec une politique voyage respectée à plus de 80 % peut faire jusqu’à 23 % d’économies sur ses coûts indirects par voyageur. L’intérêt de définir un ROI du voyage d’affaires est économique mais se situe aussi au niveau de la prise en compte de la satisfaction des employés. Un élément toujours plus souvent pris en compte. Deux tiers des dirigeants estiment que le traitement des notes de frais est à l’origine de frustrations pour l’utilisateur et de préoccupations pour la direction. L’absence de bonnes pratiques au cours des étapes de réservation et d’approbation, se traduit par une expérience dégradée pour le voyageur et contribue à compliquer la gestion qui en découle.

 

S’appuyer sur l’innovation

La technologie est considérée comme un élément central pour la mise en place de nouvelles pratiques dans les programmes Travel & Expense. Environ 60 % des décideurs prévoient de changer d’outil dans les prochaines années, et souhaitent privilégier de nouvelles fonctionnalités technologiques relatives aux analyses, aux dépenses, et au reporting.

Les opportunités d’améliorer le ROI se situent plus spécialement au niveau d’une gestion plus proactive du sourcing et de l’achat. Si les solutions technologiques doivent être au cœur d’une transformation tournée vers l’avenir et vers davantage d’efficacité, les entreprises ont aussi intérêt à regarder au-delà du coût réel des déplacements et à se concentrer sur les souhaits des salariés, sur le processus de réservation ainsi que sur les répercussions sur la productivité et le devoir de protection. Elles seront dès lors en mesure de mieux adapter les programmes de déplacements à leurs voyageurs.

Alexander Grous, Maître de conférences du département de médias et communications à London School of Economics and Political Science, identifie « cinq étapes clés qui s’appuient toutes sur la technologie : la stratégie de sourcing Travel & Expense, l’achat des prestations, l’assistance et sécurité du voyageur, la gestion des frais, l’analyse et retours. En appliquant les meilleures pratiques à chacune de ces étapes, les entreprises assureront une gestion optimale des frais de déplacements et un rendement maximum, tout en renforçant l’efficacité et la satisfaction du collaborateur. »

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