Les solutions end-to-end : clé du voyage d’affaires agile

Alors que les besoins de gagner en simplicité et en souplesse font évoluer les offres du voyage d’affaires, les solutions end-to-end traitant aussi bien des volets Travel que Expense se présentent comme des innovations de rupture des plus séduisantes.

Une gestion des réservations, des paiements, des imprévus, des remontées de données automatiques… Les solutions technologiques de bout en bout seraient-elles l’avenir du voyage d’affaires ? A l’heure où de nombreuses cartes sont rebattues dans le secteur, elles présentent en tout cas d’innombrables avantages.

Dans un schéma classique avec ce type d’outils, l’utilisateur final est convié à renseigner préalablement son profil avec les cartes ou documents nécessaires aux opérations à traiter telles que le passeport, les cartes de fidélité ou d’abonnement et la carte corporate. Après avoir procédé aux réservations, une étape de validation permet par la suite la saisie de notes de frais. Les dépenses relatives aux cartes affaires sont importées dans les outils comptables de l’entreprise cliente, ainsi que l’ensemble des lignes de dépenses. Un contrôle est ensuite disponible directement dans l’outil. Des fichiers PDF certifiés contenant les notes de frais et les reçus associés sont alors générés. Tout au long du processus, le reporting créé intègre les données de voyage mais également les frais associés. Le volet Travel ainsi que le volet Expense sont donc intégrés dans le même outil.

Une solution unifiée de ce type constitue aussi un moyen intéressant de réduire les comportements dissidents comme l’open booking, ce qui améliore la conformité à la politique Voyages. Un autre atout qui en découle est une meilleure visibilité du coût total réel, une optimisation des processus et de la dématérialisation, ainsi qu’une meilleure conformité par rapport au devoir de vigilance en raison d’un suivi fiable des collaborateurs en déplacement. Une satisfaction accrue des voyageurs forme encore un autre point positif.

Ces systèmes comprennent également une solution de gestion de notes de frais totalement automatisée. Une simple photographie de la facture d’un repas au restaurant permet de faire en sorte que la dépense soit  intégrée automatiquement au sein de l’outil comptable de l’entreprise, sans qu’une autre opération d’enregistrement ne soit nécessaire. A noter que Traveldoo a lancé  en 2018 une nouvelle version de son application mobile de gestion des notes de frais, dans le but de simplifier le processus de remboursement des frais professionnels, grâce à une solution sur smartphone intuitive. Outre l’avantage d’une automatisation poussée des opérations, les fonctionnalités incluent également la gestion multidevises, la géolocalisation et la technologie OCR, cette possibilité de capturer les dépenses par photo.

Les possibilités en matière d’évolution de ce type de solutions sont par ailleurs très attractives, car elles ont également vocation à se présenter comme une plateforme capable d’agréger des données d’une multitude de partenaires. L’objectif est alors de faciliter les opérations relatives aux taxis ou par exemple la récupération de TVA. Une fonction d’autant plus pertinente que celle-ci peut s’avérer complexe dans le cas d’un déplacement dans un pays étranger.

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