Logiciel note de frais | Traveldoo Expense

Découvrez sans plus attendre le logiciel note de frais de Traveldoo.

La gestion des dépenses professionnelles est souvent longue, compliquée et fastidieuse pour les entreprises et les comptables. Pour remédier à cela, Traveldoo – éditeur de solutions Web et Mobile pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, filiale du groupe Expedia – propose une solution complète de gestion des notes de frais.  Ce logiciel, Traveldoo Expense, simplifie grandement la gestion comptable grâce à l’automatisation de la gestion des notes de frais et l’optimisation des dépenses professionnelles. En outre, il intègre une application mobile offrant une gestion simple, rapide et en temps réel des frais professionnels. Concrètement, comment cela fonctionne ? Découvrons les différentes fonctionnalités et les avantages offerts par cette solution.

L’application mobile de note de frais : Traveldoo Expense

Traveldoo Expense est la solution idéale pour gérer simplement et efficacement les notes de frais. Déployée pour faire face à la gestion chronophage et complexe des frais professionnels, elle s’avère indispensable pour les comptables et toute personne en charge des notes de frais. Elle permet à la fois d’automatiser la gestion des notes des frais, contrôler et optimiser les dépenses professionnelles, suivre et analyser la politique de gestion des frais professionnels mais aussi gérer en temps réels les notes de frais grâce à l’application mobile dédiée. Cette dernière est entièrement synchronisée avec la solution « Traveldoo Expense » et offre une gestion simplifiée et immédiate des dépenses des collaborateurs.

La solution « Traveldoo Expense » et son application mobile

La solution Traveldoo Expense intègre de nombreuses fonctionnalités visant à faciliter la gestion des notes de frais au quotidien. Vous pourrez notamment :

  • Créer de façon automatique des notes de frais à partir des commandes de voyages et des réservations effectuée via Traveldoo et intégrer les dépenses et les justificatifs (enregistrés dans le portefeuille électronique), les flux de paiement, les lieux, les dates, les fournisseurs et les taux de conversion.
  • Contrôler les dépenses professionnelles en personnalisant votre typologie de dépenses et vos règles de remboursement (par catégorie de collaborateurs selon le motif de la dépense).
  • Réduire le délai de remboursement et préparer la récupération de la TVA grâce à des outils intuitifs.
  • Faciliter le traitement comptable, en identifiant des types de dépenses et en leur attribuant un code comptable afin de les intégrer parfaitement à votre logiciel de gestion ERP.
  • Contrôler et valider automatiquement les notes de frais (multicritères et multiniveaux) grâce à des fonctionnalités adaptées à votre organisation (rôles d’approbation et de contrôle, système de notification de changement d’état d’une note de frais, alertes de non-conformité, calcul automatique des montants à rembourser et approbation sur smartphone ou tablette…).
  • Favoriser le respecter de votre politique de voyages et de remboursement grâce à l’identification et l’explication des non-conformités, la justification des dépenses hors politique, le blocage de la soumission ou du remboursement de certaines dépenses, les annotations des lignes de dépense et des notes de frais, et le calcul automatique des montants à rembourser.
  • Créer des rapports détaillés relatifs à 6 domaines (activité, dépenses, conformité, prix, économies, collaborateurs), afin de comprendre l’évolution des frais professionnels.
  • Analyser votre politique de gestion des notes de frais grâce à des tableaux de bord interactifs facilitant le suivi de vos KPIs (indicateurs-clés de performance) : consommation des budgets, taux de conformité, délais de remboursement…

Ce logiciel mobile de note de frais « Expense », entièrement synchronisée avec la solution web et offrant les mêmes règles et moyens de contrôle ainsi que des fonctionnalités intuitives.

Les fonctionnalités de l’application mobile « Traveldoo Expense »

L’application mobile Traveldoo Expense a l’avantage d’offrir une gestion simplifiée et rapide des notes de frais, où que vous soyez. Complètement synchronisée avec la solution web, vous retrouverez vos données, vos paramètres, vos règles et moyens de contrôle personnalisés. Fluide et intuitive, elle offre des fonctionnalités performantes. Vous pourrez ainsi :

  • Géolocaliser et enregistrer vos dépenses en temps réel dans votre portefeuille électronique ou dans votre note de frais courante, simplement et rapidement.
  • Numériser vos justificatifs et les joindre à vos dépenses ou les enregistrer dans votre portefeuille électronique et les joindre plus tard.
  • Automatiser la gestion des notes de frais et réduire les délais de remboursement.
  • Contrôler, valider et suivre les notes de frais directement depuis votre smartphone ou tablette, à tout moment, en temps réel et n’importe où.
  • Intégrer les rapports aux systèmes comptables, ERP et logiciels RH dès lors que la note de frais est validée.
  • Utiliser la fonction de commande vocale pour un gain de temps non négligeable.

Cette application mobile Expense est également synchronisée avec l’application Travel afin que vous puissiez convertir un déplacement professionnel en note de frais en toute simplicité.

Elle est par ailleurs compatible avec Android et iOS.

Les avantages offerts par la solution mobile « Traveldoo Expense »

Cette solution mobile Traveldoo Expense permet non seulement d’automatiser la création et la gestion de vos notes de frais de manière très simple et rapide, mais également de centraliser toutes vos données et pouvoir y avoir accès à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit.

Grâce à ses fonctionnalités innovantes (géolocalisation des dépenses et numérisation des justificatifs en temps réel, reconnaissance vocale…), vous pourrez gérer de manière optimale les frais professionnels de votre entreprise, organisation ou projet et gagner en temps et en efficacité.

Cette application particulièrement intuitive propose un processus simplifié et fluide des notes de frais et facilite le travail des comptables, des managers mais aussi des voyageurs d’affaires.

Grâce à la synchronisation complète avec la solution web EXPENSE et l’application mobile Travel, vous pourrez retrouver toutes vos données et vos paramètres personnalisés dans votre application mobile dédiée à la gestion de vos notes de frais.

Traveldoo Expense offre ainsi une solution complète pour gérer efficacement, rapidement et simplement ses notes de frais. La solution web et l’application mobile Expense permettent une meilleure visibilité, un plus grand contrôle et une gestion en temps réel de vos dépenses professionnelles.

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