Note de frais comptabilité

Qu’est-ce qu’une note de frais en comptabilité ? Les notes de frais correspondent à des dépenses effectuées pour le compte de l’entreprise lors de déplacements professionnels (billets d’avions, hébergement, restaurants, taxi, activités diverses…). Ces dépenses professionnelles doivent impérativement être accompagnées d’un justificatif (tickets, factures…) et d’informations complémentaires. Ces documents sont ensuite remis au service comptabilité qui se charge de les comptabiliser puis de les enregistrer afin de pouvoir ensuite procéder au remboursement. Ce processus de comptabilisation et d’enregistrement des notes de frais doit être particulièrement soigné car il est fréquemment examiné en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Mais il demande du temps et des moyens. C’est pourquoi, Traveldoo – éditeur de solutions Web et Mobile pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, filiale du groupe Expedia – met à disposition des comptables un logiciel de gestion des notes de frais complet, Traveldoo EXPENSE, permettant notamment de comptabiliser et d’enregistrer les dépenses professionnelles rapidement et en toute simplicité. Découvrons en détails son fonctionnement.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

La comptabilisation des notes de frais est une opération particulièrement importante côté comptabilité. Elle doit respecter des règles précises et être effectuée avec soin et organisation. Mais elle est souvent considérée comme un véritable casse-tête chronophage.
La solution Traveldoo Expense est idéale pour effectuer cette opération rapidement et efficacement.

Les règles à respecter pour comptabiliser une dépense en note de frais

Pour comptabiliser des notes de frais, il est impératif de posséder des justificatifs (factures, billets, tickets, additions…), des informations complémentaires (lieu, motif, nombre de kilomètres parcourus dans le cas d’un déplacement par exemple) ainsi que la note de frais créée.
Ensuite, les dépenses doivent respecter certaines règles afin d’être comptabilisées en notes de frais :
Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.
Pour passer une nuit à l’hôtel en note de frais, il est nécessaire que l’hôtel soit situé à plus de 50 kilomètres de la société ou que le salarié ne puisse pas rentrer chez lui en moins d’une heure et demi.
Les « cadeaux d’affaires » doivent être d’un montant raisonnable. La TVA est déductible pour les cadeaux dont la valeur est inférieure à 65€.
Pour le remboursement kilométrique, il est nécessaire de fournir des informations spécifiques (véhicule utilisé, puissance fiscale, trajet effectué, carte grise, etc.).

Par ailleurs, chaque employeur est libre de définir ses propres règles afin d’éviter tout abus, comme un montant maximum à ne pas dépasser par catégorie (hébergement, restaurant, transport…), etc.

Comment comptabiliser les notes de frais avec Traveldoo Expense ?

La solution Traveldoo Expense a été déployée pour faciliter la comptabilisation des notes de frais, étape bien souvent longue et fastidieuse.
Les frais avancés par les salariés peuvent être de nature diverse :

  • Hôtels, restaurants, transports (train, avion, location de voiture) lors de déplacements
  • Invitations de clients au restaurant
  • Cadeaux offerts à des clients, collaborateurs, fournisseurs…
  • Achat de fournitures et de documentation.

En utilisant le logiciel Traveldoo EXPENSE, vous serez à même de comptabiliser facilement et rapidement les notes de frais de votre entreprise en rapprochant les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiement. Mais également en contrôlant et en validant les imputations budgétaires.
Cette solution offre en effet un véritable gain de temps dans la comptabilisation de vos notes de frais et vous permet concrètement de :

  • Automatiser le contrôle et la validation des notes de frais (multi-critères et multiniveaux).
  • Favoriser le respect de votre politique de voyages et de remboursement.
  • Vérifier la ventilation des dépenses, leur imputation budgétaire et leur justification (à partir du justificatif fourni par les collaborateurs dans le logiciel)
  • Rapprocher les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiements, afin de traiter le remboursement des notes de frais selon les règles de votre entreprise et préparer la récupération de la TVA.

En outre, l’application mobile Traveldoo Expense permet aux approbateurs (comptables, etc.) d’utiliser leur smartphone ou tablette pour contrôler et valider à tout moment les notes de frais des salariés.

Ce processus intuitif permet de compatibiliser les notes de frais en toute simplicité et traiter les remboursements plus rapidement.

Quels sont les risques en cas de mauvaise comptabilisation des notes de frais ?

En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, les notes de frais sont assez fréquemment examinées. Il est donc indispensable d’optimiser au mieux la gestion des notes de frais et leur comptabilisation. Si une fraude est détectée, vous serez soumis aux cotisations sociales, salariales et patronales.


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Enregistrement des notes de frais

Chaque dépense est liée à une catégorie appartenant à un compte spécifique. Les notes de frais s’enregistrent en utilisant différents comptes, comme pour les factures fournisseurs. Les frais mentionnés ci-dessous appartiennent aux comptes de la classe 6. Les catégories les plus souvent utilisées sont :

  • Les cadeaux
  • Les frais de déplacement (billets d’avion, train, métro…)
  • Les frais d’hébergement (hôtel…)
  • Les frais de mission (notes de taxi par exemple)
  • Les frais de réception (repas au restaurant…)
  • Les fournitures administratives (petits achats…)
  • Documentation générale (achats de livres, magazines…)

Il existe également d’autres types de remboursement comme les indemnités kilométriques (qui doivent être inscrits dans le compte « Indemnités et avantages divers »), et les frais de transport (qui doivent être inscrits dans le compte « Autres charges sociales).

Grâce à la solution de comptabilisation et d’enregistrement des notes de frais, Traveldoo Expense, vous pourrez identifier facilement les types de dépenses et simplifier leur traitement comptable. Cette solution innovante vous permet en effet de lier les types de dépenses à un code comptable, afin de les intégrer de manière optimale à votre ERP ou solution comptable.

Le logiciel Traveldoo Expense s’avère ainsi indispensable pour gérer au mieux les notes de frais. Il permet de simplifier le processus de comptabilisation des notes de frais, souvent long et compliqué, en le rendant plus fluide, rapide et fiable. Les délais de remboursement seront également raccourcis.

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