Note de frais entreprise | Traveldoo

Comment gérer vos notes de frais ? Les notes de frais des entreprises correspondent aux dépenses effectuées par les salariés/collaborateurs dans l’intérêt de l’entreprise lors de déplacements professionnels (transport, hébergement, restaurants, etc.). Ces notes de frais doivent être gérées scrupuleusement afin d’éviter tout risque de redressement fiscal. Pour cela, il est impératif de maitriser les spécificités liées aux notes de frais de leur comptabilisation à leur remboursement et de respecter certaines règles fiscales.

La gestion des notes de frais

Les notes de frais sont fréquemment examinées dans le cas d’un contrôle URSSAF. Il est donc très important d’y accorder un soin particulier. Pour gérer au mieux vos frais professionnels, il est nécessaire de connaitre les différentes modalités de remboursement afin d’opter pour la plus adéquate, et d’établir les notes de frais correctement.

Les différentes modalités de remboursement des notes de frais

Pour être remboursées, les notes de frais doivent impérativement être proportionnées et accompagnées d’un justificatif ou d’une facture. Il existe 3 modes de prises en charge pour le remboursement des notes de frais entreprise :

   – Le remboursement des frais au réel: si vous optez pour ce mode de remboursement, il faudra rembourser les montants exacts avancés par les salariés/collaborateurs. Il peut s’agir de tickets de péages lors de déplacements professionnels, ou de notes de restaurants pour les repas d’affaires.

   – Le remboursement des frais au forfait: cela consiste à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire défini par l’URSSAF. Dans le cadre de déplacements professionnels réguliers, l’entreprise peut opter pour cette méthode de remboursement. Les salariés sont alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture.

   – La déduction supplémentaire pour frais professionnels: cette déduction forfaitaire spécifique est plafonnée à 7 600 euros par an. Elle concerne certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, etc.). Les employeurs peuvent appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité Sociale et des contributions d’assurance chômage et d’AGS une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

L’établissement des notes de frais

Les notes de frais sont généralement créées à la fin du mois, mais il est possible de demander une avance à l’entreprise. La loi ne prévoit aucun délai, mais celui-ci doit toutefois être raisonnable.

Pour établir une note de frais, vous devez :

  • Indiquer toutes les informations requises
  • Joindre tous les justificatifs ou factures.

Tournez-vous vers un logiciel de gestion des notes de frais simple et complet, Traveldoo Expense.

Un outil efficace de gestion des notes de frais

La solution Traveldoo Expense a été déployée pour faciliter la gestion des notes de frais, de la comptabilisation au remboursement, étapes bien souvent longues et fastidieuses. Ce logiciel intuitif met à disposition des comptables, des entreprises et des voyageurs d’affaires, des outils performants et personnalisables qui facilitent les traitements et réduisent les délais de remboursement.

Peut-on tout passer en note de frais ?

Les notes de frais sont soumises à des règles strictes et à une fiscalité spécifique qu’il est impératif de respecter sous peine de redressement fiscal. On ne peut donc pas tout passer en note de frais !

Certains frais professionnels doivent respecter des conditions spécifiques pour être remboursés :

   – Les frais de déplacement et de logement

  • Lors d’un voyage d’affaires, il est nécessaire que l’hôtel soit situé à plus de 50 kilomètres de la société ou que le salarié ne puisse pas rentrer chez lui en moins d’une heure et demi (en transports en commun).
  • La TVA liée aux frais d’hébergement ou de logement est exclue du droit à déduction. Vous ne pourrez donc pas la récupérer.

   – Les frais de repas (invitations de clients au restaurant…).

Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.

Le barème des frais forfaitaires

Pour calculer les frais forfaitaires, vous devez utiliser le barème défini par l’URSSAF (actualisé chaque année et disponible sur le site de l’URSSAF).

Les indemnités kilométriques

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, il peut bénéficier du remboursement kilométrique. Pour cela, il est nécessaire d’indiquer :

  • Le motif du déplacement
  • Le lieu du déplacement
  • Le kilométrage effectué
  • La puissance fiscale du véhicule utilisé (justifié avec la carte grise)
  • Les indemnités kilométriques permettent de couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.
  • Si vous êtes amené à payer des frais de péage lors d’un déplacement professionnel, veillez à conserver les justificatifs des péages pour être remboursé.
  • Enfin, notez que les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être passés en notes de frais.

Les autres frais

Tout autre frais avancé par le salarié pour le compte de l’entreprise peut être intégré dans la note de frais à condition d’être accompagné d’un justificatif et de respecter certaines règles.

La fiscalité des notes de frais:

  • Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales s’ils ne dépassent pas les seuils établis par l’administration. Au-delà, ils sont considérés comme des avantages en nature et soumis aux cotisations sociales. 
  • Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.
  • Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Enfin, pour le salarié/collaborateur bénéficiant du remboursement, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.

Ainsi, les notes de frais des entreprises doivent être gérées avec soin afin d’éviter toute erreur pouvant entrainer un redressement URSSAF. Il est nécessaire de maitriser les spécificités liées aux frais professionnels et de respecter les règles fiscales, en utilisant par exemple une solution de gestion des notes de frais.

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