Note de frais : qu’est-ce que c’est ?

La note de frais permet à un employé d’obtenir un remboursement de ses frais (repas, déplacements, logements…). Cependant ces frais sont strictement engagés dans le cadre de l’activité professionnel du salarié et non au titre de dépenses personnelles. De ce fait plusieurs conditions doivent être appliquées pour que les remboursements soient pris en charge par l’entreprise. Attention le remboursement des notes de frais ne peut être soustrait de la rémunération du salarié.

Quels sont les différents types de notes de frais ?

Il existe deux types de notes de frais :

Note de frais kilométrique

Ce type de note de frais est réservé aux dépenses liées aux déplacements professionnels avec véhicule personnel. Le salarié peut obtenir grâce à ce justificatif un remboursement de ses frais kilométriques. Ces indemnités kilométriques sont alors calculées par l’employeur par l’intermédiaire d’un barème fiscal.
Le montant des remboursements des frais professionnels prend en compte :

  • les frais d’usure et d’entretien du véhicule utilisé
  • les frais d’assurance du véhicule
  • les frais de carburant

Attention le trajet de votre domicile à votre lieu de travail n’est pas pris en charge dans la note de frais et est donc considéré comme un déplacement personnel.
L’exception faisant la règle, votre trajet peut être inclus dans les dépenses professionnelles qu’avec l’accord de l’employeur. Il est à noter qu’une déduction de 10% est accordé dans la déclaration d’impôts aux salariés détenteurs d’un véhicule utilisé lors des trajets entre le domicile et le travail. Il est aussi possible pour l’employé de renoncer à cette déduction forfaitaire afin de bénéficier d’une déduction des frais réels sou couvert d’appliquer le barème fiscal en vigueur.
A noter que le traitement et la gestion de notes de frais peut vite se transformer en un véritable cauchemar. Afin de vous permettre de tenir une comptabilité à jour et avoir un gain de temps découvrez notre logiciel de gestion de note de frais

Note de frais classique

Dans ce cas le salarié doit simplement apporter des renseignements sur le montant, le nom du fournisseur. Ce type de note de frais est à prendre sur le même modèle que les dépenses de notes frais.
A noter que lorsque l’administrateur accepte la note de frais du salarié celle-ci est alors enregistrée comme étant une pièce comptable de dépenses professionnelles.

Comment faire une note de frais ?

Il est important voir nécessaire que l’ensemble des collaborateurs aient le même modèle de note frais au risque d’avoir des problèmes de remboursements.
Tout d’abord l’employé doit être au fait de la politique de dépenses et de remboursements professionnels de son entreprise. Le salarié doit présenter l’ensemble des justificatifs des frais qu’il souhaite alors déclarer. Il est important d’avoir des documents originaux ou numérisés sans changement de dates ni de gonfler le montant des frais engagés par l’employeur.
Pour découvrir notre logiciel de notre de frais.


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Quelles sont les règles applicables aux notes de frais ?

Un contrôle très strict encadre les notes de frais. Que se soit les frais réels ou les frais secondaires, les deux sont de manière générale exonérés des cotisations sociales. Raison pour laquelle aussi bien le salarié que l’employeur doivent veiller à l’exactitude des justificatifs et bien entendus des dépenses professionnelles allouées. Un mauvais contrôle peut mener l’entreprise à un redressement de la part de l’administration fiscale.
Découvrez ci-dessous les conditions relatives aux frais professionnels :

Frais professionnels de restauration

Concernant le remboursement des frais de repas, le justificatif doit mentionner :

  • Le nom des personnes conviées à ce repas
  • le motif
  • le nom et l’adresse du restaurant
  • la facture doit avoir pour libellée le nom de l’entreprise

A noter que malgré son importance cette condition n’est que très rarement respectée.

Les frais d’hébergement

Les nuits d’hôtel doivent être éloigné de la demeure du salarié de 50 km minimum ou que le trajet soit supérieur ou égale à 1H30.

Les frais kilométriques

Concernant les frais kilométriques il est nécessaire de renseigner :

  • le motif lié au déplacement professionnel
  • le lieu
  • la distance parcourue en véhicule
  • le type de véhicule
  • la charge fiscale du véhicule

Pour les autres types de déplacements (avion, train, bus, métro…), si le salarié veux percevoir ses indemnités, il doit garder sa réservation ou bien son reçu avec tous les détails s’y rapportant.
Il est important pour l’entreprise de tenir compte du montant établi par l’Urssaf au sujet des remboursements forfaitaires. Donc attention aux excès car dans le cas d’un dépassement forfaitaire, de dépenses professionnelles non justifiées l’Urssaf peut assujettir l’entreprise aux cotisations sociales.
Le rôle du manager sera donc de contrôler parfaitement que les normes misent en place par l’administration fiscale soient respectées par les salariés de l’entreprise. Cela implique d’établir une politique précise de dépenses professionnelles qui permettra à l’entreprise de bien réguler les frais professionnels de ses salariés. Elle est aussi la garante des devoirs et des droits du salarié en mission. Ce n’est qu’à cette condition que le redressement fiscal peut être éviter. Une solution de gestion des déplacements et frais professionnels permet de cadrer et de contrôler le bon respect de la politique de dépenses professionnelles et ainsi à l’entreprise d’optimiser ses coûts.
Afin de pallier aux inconvénients des notes de frais solutions de gestions de dépenses professionnelles.

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