Notes de frais : des non-conformités qui pèsent lourd

Poussée par les solutions innovantes synonymes d’automatisation et de gain de temps, la gestion des notes de frais est en pleine évolution. Le progrès technologique forme une réponse intéressante à la fraude et aux erreurs, mais doit s’accompagner d’une bonne connaissance des risques et lois en vigueur sur ce plan.

Selon une étude menée par la plateforme d’expertise comptable Wity.fr, 30 % des salariés avouent gonfler le montant de leurs frais professionnels, notamment pour ce qui est des déplacements, hébergements et frais de bouche. A cela s’ajoutent les nombreuses dépenses non conformes assimilables à de la fraude involontaire. Des écarts qui peuvent coûter très cher, le thème des frais professionnels étant l’une des sources majeures de procédures de redressement lancées par l’Urssaf. Le respect des règles ne doit donc pas être négligé. Mais entre les déjeuners professionnels, les nuitées d’hôtels, les modes de déplacement, voire les contraventions, être au clair sur ce qui est autorisé ou non en matière de remboursement n’est pas toujours évident.

La justification systématique des demandes est indispensable : pour des dépenses de restauration par exemple, il s’agit d’expliquer en quoi le contexte est professionnel (représentation commerciale, invitation d’un fournisseur ou d’un client…). Il est recommandé de consigner les motifs et documents justificatifs associés au sein de fiches par période. (Attention : un ticket de carte bleue ne peut en aucun cas justifier une dépense). Depuis l’année dernière, vous pouvez également conserver vos justificatifs numériquement via l’archivage à valeur probante.

En fonction du type de dépenses, plusieurs bonnes pratiques doivent être connues. Dans le cas de l’utilisation du matériel personnel à des fins professionnelles, seule la moitié de la facture peut être remboursée. Les indemnités kilométriques peuvent être obtenues à condition de fournir la carte grise du véhicule du salarié, accompagnée des modalités détaillées du déplacement effectué, et dans les limites du barème fiscal en vigueur (0,595 euro du kilomètre pour un véhicule de 7 CV). Pour ce qui est des repas, si le salarié se rend dans un restaurant à proximité de son entreprise ou de son domicile, il n’est pas considéré en déplacement. Seul le titre-restaurant est alors une option valable.

Parfois considérés comme des tricheries mineures ou des négligences ayant peu d’importance, ces infractions sont pourtant condamnables dès le premier euro concerné. Se retrouvent en jeu l’obligation contractuelle de loyauté de l’employé vers l’employeur, ainsi que plusieurs dispositions du Code pénal (usage de faux documents, délit d’escroquerie…).

Des sanctions sévères

Un audit comptable ou un simple contrôle de l’Urssaf suffit généralement à pointer du doigt les incohérences. Les suspicions donnent lieu à des analyses détaillées de tous les mouvements financiers. En cas de non-conformité, le redressement varie de 40 à 55 % des dépenses incriminées, selon le salaire de l’employé concerné, auquel s’ajoutent des majorations de retard de 12 % en moyenne. Une pénalité de 10 % est également appliquée lorsqu’un redressement intervient suite à une première alerte de l’Urssaf. Le risque pour l’entreprise se situe aussi au niveau d’un éventuel relèvement des bases de cotisations sociales.

Pour l’employé, les conséquences peuvent être très lourdes. Si une intention de nuire est démontrée par l’employeur, un licenciement pour faute lourde se justifie, ainsi que le droit de réclamer des dommages et intérêts au titre du préjudice subi par l’entreprise. Les contestations de la part du salarié ont peu de chance d’aboutir, car la jurisprudence estime généralement que le remboursement de fausses notes de frais est synonyme de faute grave.

 

Des astuces pour sensibiliser vos employés et prévenir la fraude ? Retrouvez notre infographie qui vous donne des astuces pour limiter la fraude.

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