Notes de frais:

Astuces & bonnes pratiques pour limiter la fraude

Quelques astuces pour limiter la fraude aux notes de frais dans l’infographie ci-dessous ! Les frais professionnels de déplacements payés par les salariés lui sont remboursées via les notes de frais. Ce processus ouvre largement la porte pour ne pas dire la caisse de l’entreprise aux erreurs, soit par méconnaissance des règles de remboursement ou par volonté délibérée de frauder. La part de ces erreurs voire fraude caractérisée varie selon les études entre 20% et 30% du montant des notes de frais de l’entreprise.

Prévenir en amont pour limiter la fraude

Communiquer les règles de la politique de déplacements et de remboursement des frais professionnels dès le recrutement et surtout pendant l’onboarding des collaborateurs est la base. Encore faut-il rendre sa politique voyages et de remboursement facilement accessible aux collaborateurs, par exemple via un espace dédié sur l’intranet de la société.

Faire connaître et appliquer les règles en matière de notes de frais

La mise en place d’une application de gestion des frais professionnels est aujourd’hui la meilleure pratique pour faire connaître et imposer automatiquement les règles de l’entreprise. Prenons l’exemple, réel, du café du matin pris dans les bars autour de l’entreprise et présenté au remboursement par les salariés sans penser à mal. La mise en place d’une solution de notes de frais a permis à cette entreprise une économie de plusieurs centaines de milliers d’euros sur un an.
De même pour le remboursement des frais kilométriques, généralement faux de 10 à 20%, une solution notes de frais limitera ou supprimera les abus.
Concernant les demandes de remboursement en double, notamment lors des invitations à déjeuner entre salariés, les contrôles automatiques supprimeront erreurs et malversations.
Si la solution de notes de frais ne peut systématiquement bloquer les faux justificatifs de restaurants ou taxis, le suivi statistique et la simplification des procédures d’audit permettront à l’entreprise de cibler les déviants.

Mieux contrôler pour mieux intervenir

La solution de gestion de notes de frais permet aussi la mise en place de techniques de blacklistage et d’échantillonnage qui permettent de vérifier les notes de frais potentiellement frauduleuses plus efficacement. Il s’agit d’isoler un certain % de notes de frais pour les vérifier manuellement. Plutôt que d’effectuer cette manipulation au hasard, le logiciel de gestion des notes de frais peut indiquer visuellement sur l’outil les notes de frais à considérer comme suspectes selon les règles de gestion en vigueur (par ex : détection des doublons, des justificatifs d’essence provenant de tiers ou établis le week-end…).

Utiliser les innovations technologiques pour diminuer le risque de fraude

Selon les études, 33 % des fraudes aux notes de frais concerneraient d’anciennes dépenses présentées tardivement et dans l’urgence au remboursement. La digitalisation des flux est une solution à ce problème. En scannant ou en photographiant la facture ou le reçu et en facilitant l’envoi instantané de notes de frais depuis son smartphone, en vue d’un traitement immédiat.

Mettre en place une solution de moyens de paiement d’entreprise

Les entreprises peuvent mettre à la disposition de leurs collaborateurs des cartes d’entreprises individuelle et/ou utiliser des cartes dites logées auprès de leur agence de voyages. La carte d’entreprise, au-delà de la facilité d’utilisation pour le salarié, permettra un meilleur suivi des dépenses grâce à l‘intégration des flux de paiement permettant la saisie assistée des lieux, des dates, des noms des fournisseurs et des taux de conversion.
La carte logée permettra de payer au niveau de l’entreprise les plus grosses dépenses comme la billetterie Air ou Fer voire les hôtels et la location de voiture, réduisant le recours à la note de frais et améliorant les possibilités de contrôles.
Rappelons pour exemple les possibilités de fraude au billet de transport que le salarié se fait rembourser par la compagnie de transport et néanmoins rembourser dans sa note de frais si l’entreprise n’a pas prévu la bonne procédure de suivi.

 

Se doter d’une solution de gestion des frais professionnels est plus que jamais, grâce aux nouvelles technologies, la meilleure pratique pour lutter contre les erreurs et la fraude aux notes de frais. Si une solution de gestion des notes de frais doit rester l’outil facile et convivial du collaborateur qui avance les frais pour son entreprise, elle est aussi l’allié indispensable de la finance, des achats, et de l’audit.

 

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