Notes de frais : un manque à gagner insoupçonné

La volonté de frauder, les négligences et la mauvaise maîtrise des procédures sont à l’origine de millions d’euros perdus lors des déplacements professionnels. Les entreprises mais aussi les salariés se retrouvent tous deux lésés.

700 euros par employé par an. C’est ce que coûtait en 2016 la fraude aux notes de frais dans les entreprises si l’on en croit une étude réalisée par la société Captio, spécialiste du domaine. Une étude publiée cette année par le cabinet d’expertise-comptable et de conseil 100 % digital wity.fr confirme les mauvaises pratiques en la matière : 30 % des personnes interrogées avouent gonfler leurs frais professionnels, en particulier en ce qui concerne les déplacements, l’hébergement et les repas. Les TPE et PME seraient deux fois plus touchées par ce phénomène que les grandes entreprises. Dans les plus petites structures, la fraude peut concerner jusqu’à 15 % de l’ensemble des frais générés au cours de déplacements professionnels.

Il s’agit apparemment d’un véritable fléau d’envergure, dépassant largement les frontières de l’Hexagone. Un sondage mené au printemps 2018 par l’AFCE (Association of Certified Fraud Examiners) auprès de plus de 1 200 voyageurs d’affaires aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie indique que la fraude sur les dépenses représente une facture avoisinant 1,9 milliard de dollars par an pour les entreprises américaines. A noter que 58 % des collaborateurs qui ont reconnu avoir triché ne sont pas cadres. Les dirigeants enregistrent le taux de fraude faible, avec à peine plus de 6,2 %, mais ces derniers bénéficient d’un haut niveau de tolérance en matière de dépenses effectuées. L’AFCE souligne que l’absence d’outils d’automatisation de la note de frais a tendance à pousser les salariés à se dérober aux règles.

Des salariés coupables et victimes

La seule volonté de tricher ne suffit cependant pas à expliquer cette tendance. L’étude de wity révèle que seulement 7 % des personnes interrogées connaissent avec exactitude les frais qu’elles peuvent se faire rembourser par leur employeur. Les frais d’habillement sont souvent cités comme entrant dans le champ des remboursements possibles, tout comme les dépenses de santé. A l’inverse, les travailleurs ignorent souvent que les frais liés au télétravail peuvent être pris en charge par leur employeur. Les procédures qui existent dans ce domaine sont souvent mal maîtrisées : 57 % des salariés ne savent pas que le nom des personnes invitées lors d’un repas d’affaires doit être indiqué. Ils sont même 81 % à ignorer que le motif de l’invitation doit également être précisé.

Une étude réalisée en 2016 par Unit4 montre par ailleurs que le manque à gagner relatif aux mauvaises pratiques était également préjudiciable aux salariés dans des proportions non négligeables. Portant sur 9 pays (États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, France, Pays-Bas, Allemagne, Belgique et Suède), l’enquête indique que 14 milliards d’euros de notes de frais au total ne sont pas réclamés. Rien qu’en France, le montant représente 600 millions d’euros chaque année, soit en moyenne 212 euros par salarié. Les causes sont principalement la faiblesse des montants, la perte des justificatifs et le non envoi de la demande.

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