Offre voyage d’affaires

Les déplacements professionnels comme les voyages d’affaires constituent une excellente source d’opportunités et de succès, aussi bien pour les collaborateurs que pour l’entreprise.  Mais ils représentent également un budget conséquent, entre les frais de repas, de transports et d’hébergement.

Il est donc primordial pour une entreprise d’optimiser la gestion de ses voyages d’affaires. Plusieurs éléments, que nous allons vous détailler dans cet article, permettent de gérer efficacement les déplacements professionnels.

Découvrez notre offre voyage d’affaires !

Des solutions spécialisées, comme Traveldoo Travel, proposent une offre de voyage d’affaires pour vous accompagner dans ces différentes étapes de préparation, en simplifiant la gestion de vos voyages d’affaires !

 

Voyages d’affaires : gérez vos déplacements professionnels

Afin de gérer au mieux vos déplacements professionnels, dans le cadre de voyages d’affaires, il apparaît indispensable de suivre certaines étapes et certaines règles :

  • L’organisation en fonction du lieu de destination et du contexte

Il est extrêmement important de bien préparer son voyage d’affaires en tenant compte du lieu de destination, de la durée du séjour, du nombre de participants (serez-vous seul ou accompagné de collègues ?), des activités que vous serez amenés à réaliser, etc.

  • Le choix de l’hébergement

Suivant la durée de votre voyage d’affaires, choisissez l’hébergement le plus approprié :

> Si votre séjour n’excède pas une semaine, privilégiez le petit hôtel en raison des services qu’il propose aux clients et du budget peu élevé.

> Si votre séjour est supérieur à une semaine, vous pouvez opter pour des « appart’hôtel » avec service d’entretien et de restauration, généralement moins cher qu’un hôtel classique.

> Enfin, pour des séjours longue durée, vous pouvez vous tourner vers la location traditionnelle d’appartement, pour plus d’indépendance.

  • La prise en compte des frais annexes

N’oubliez pas de prendre en compte et d’anticiper les frais annexes, tels que :

  • les frais de transport entre l’aéroport et l’hôtel (ou le lieu de travail) sur le lieu de destination.
  • Les frais de stationnement si vous utilisez un véhicule, etc.

Afin de ne rien oublier, vous pouvez lister toutes les dépenses potentielles et les inclure dans le budget.

  • Les réservations anticipées et la comparaison des prix

> Il est recommandé d’effectuer les réservations d’hébergement et de transport le plus tôt possible afin de bénéficier de tarifs plus bas. Plus vous attendez et plus les prix risquent d’augmenter.

> Par ailleurs, il est également recommandé de comparer les différents organismes du secteur concerné, que ce soit des compagnies aériennes ou des hôtels, afin de sélectionner le plus avantageux pour l’entreprise.

  • Anticiper les imprévus

Il peut arriver que des dates de séminaires ou réunions soient modifiées, et dans ce cas, mieux vaut avoir effectué des réservations permettant la modification, l’échange ou le remboursement !

De plus, il est fortement recommandé de souscrire des assurances couvrant les annulations de vols, les pertes de bagages, etc.

Ces règles permettent d’un côté à l’entreprise de faire des économies et de maitriser son budget et de l’autre aux salariés et collaborateurs de voyager en toute quiétude lors de voyages d’affaires.

Néanmoins, suivre ces règles demande du temps et des compétences spécifiques. C’est pour cette raison que vous pouvez choisir de confier votre gestion de déplacements professionnels à une société spécialiste en gestion de voyage d’affaires : Traveldoo.

 

Spécialiste en gestion de voyage d’affaires

Traveldoo est spécialisé dans la gestion de voyages d’affaires. Il met à disposition des entreprises une solution en ligne de gestion des voyages d’affaires, Traveldoo Travel, permettant de simplifier et optimiser la gestion des voyages d’affaires.

Cette offre se présente sous la forme d’une interface conviviale, très facile d’utilisation. Elle répond aux besoins spécifiques des entreprises pour la gestion de leurs déplacements professionnels.

Les voyageurs d’affaires profitent d’une expérience de réservation simplifiée. En seulement 3 clics, ils peuvent indiquer leurs critères de déplacement professionnel, comparer les offres de différents fournisseurs au sein d’une seule et unique page de résultats et effectuer leurs réservations.

Les avantages offerts par cette offre de voyage d’affaires

Les avantages sont nombreux :

  • Comparaison des offres instantanée et sur une seule page de résultats
  • Réservation autonome, rapide et simple
  • Meilleur contrôle sur vos processus de réservation de voyages
  • Application de l’ensemble des règles de la politique voyages de l’entreprise
  • Gain de temps et d’argent

Les différentes fonctionnalités

La solution Traveldoo Travel offre les fonctionnalités suivantes :

  • Simplification des réservations en ligne

La réservation est rapide et simple quel que soit vos besoins (déplacement multi-destination, activités précises nécessitant de réaliser des réservations hors de votre réseau habituel, etc.).

  • Réservations assistées par des agents spécialisés

Pour les réservations de voyages d’affaires plus complexes, le module Assisted Booking permet aux utilisateurs de se mettre en relation avec votre agence de voyages partenaire et de définir un itinéraire avec l’aide d’agents de voyage spécialisés.

  • Personnalisation du voyage

Les voyageurs peuvent indiquer leurs impératifs et besoins spécifiques à l’agent de voyages de votre entreprise, qui peut alors leur proposer plusieurs options et les pré-réserver.

Cela permet aux voyageurs d’étudier les alternatives et d’opter pour la réservation qui leur convient le mieux.

L’itinéraire est ensuite transmis pour validation automatique, puis confirmé, rapidement et simplement.

  • Interface unique et conviviale

Toutes les réservations, réalisées par Traveldoo ou par un agent, apparaissent sur une seule et même page, intitulée « Mes voyages ».

Sur cette page, les voyageurs peuvent consulter toutes les étapes de leurs déplacements.

  • Emission différée des billets et possibilité de remboursement complet

Les réservations de voyage d’affaires proposent les avantages d’une réservation en ligne, avec émission différée des billets et possibilité de remboursement complet.

  • Partage d’itinéraire

La fonction « Trip Sharing » (« Partage de mes informations de voyage avec mon réseau »), permet aux voyageurs de partager leur itinéraire avec leurs collègues, qui peuvent ensuite l’utiliser pour planifier leurs propres déplacements.

Grâce à cette fonctionnalité, les réservations de groupe deviennent plus simples et plus efficaces.

Par ailleurs, les voyageurs peuvent permettre à votre entreprise de réaliser des économies en partageant les frais (taxi ou trajet en voiture par exemple), tout en réduisant l’impact environnemental associé à vos voyages d’affaires.

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