Préparation voyage d’affaires

La préparation d’un voyage d’affaires nécessite une bonne organisation. Les voyageurs d’affaires ont souvent un planning très chargé – entre les rendez-vous clients, les séminaires, les activités diverses… – et le changement éventuel de pays peut rendre la préparation encore plus compliquée.

C’est pourquoi, il est primordial d’apporter un soin particulier à l’organisation d’un voyage d’affaires afin qu’il soit le plus bénéfique possible pour l’entreprise et les collaborateurs. À travers cet article, vous découvrirez les conseils et les étapes à suivre pour réussir et optimiser au mieux votre voyage d’affaires !

Organiser un voyage d’affaire

Afin d’éviter toute déconvenue ou stress inutile pendant votre voyage d’affaires, une bonne organisation est indispensable. Voici les points à ne pas négliger :

Les documents administratifs

  • Si vous avez des démarches administratives à effectuer, telles que les demandes de passeport et de visa, prévoyez une marge car les délais peuvent être longs. Dès que vos dates de voyages sont validées, effectuez les démarches nécessaires.
  • Veillez à ce que vos documents d’identité soient valides et en règle durant votre séjour.
  • Vous pouvez consulter la rubrique « conseil aux voyageurs » sur le site du Ministère des Affaire étrangères pour obtenir des informations utiles sur votre pays de destination.

La sécurité

  • Enregistrez précieusement vos documents de voyages (billets d’avion, confirmation hôtel) dans votre ordinateur et/ou mobile.
  • N’oubliez pas de noter les coordonnées de vos interlocuteurs sur place.

Votre santé

  • Mettez à jour vos vaccins avant le départ et renseignez-vous sur les recommandations de santé (vaccins nécessaires, maladies, etc.). Vous pouvez pour cela consulter le site de l’Institut Pasteur.
  • Pensez à préparer une trousse de pharmacie de voyage, contenant les médicaments « indispensables », des pansements, etc. en cas de problème.
  • Si vous voyagez dans un pays lointain, vous serez sûrement sujet aux symptômes du « jetlag » ou décalage horaire. Prenez le temps de vous détendre et de vous reposer avant de commencer vos réunions ou rendez-vous sur place.

La logistique

  • Avant de partir, rédigez une check-list afin de ne rien oublier et de vous assurer une bonne organisation sur place.
  • En fonction du pays de destination, n’oubliez pas d’emporter avec vous votre adaptateur de téléphone et d’ordinateur, sans quoi il sera difficile d’utiliser vos appareils contenant de précieuses données.
  • N’oubliez pas de prendre les chargeurs de vos appareils.
  • Durant votre absence, pensez à déléguer vos dossiers à vos collègues. Vous pouvez également mettre en place des mails automatiques d’absence contenant les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.

Les réservations

  • Si c’est à vous que revient le soin d’organiser les réservations du voyage d’affaires, prévoyez vos déplacements à l’avance.
  • Choisissez un hébergement en fonction de sa position géographique afin d’être sûr d’arriver à l’heure à vos rendez-vous. Vérifiez si l’établissement propose des options qui pourraient vous être nécessaires (laverie, wifi, …) et s’il n’est pas trop bruyant (afin de pouvoir travailler et vous reposer si besoin).
  • Si vous devez changer de ville ou de pays durant votre voyage, privilégiez un hôtel situé à proximité d’un aéroport ou d’une gare. Vous pouvez également réserver un billet d’avion multidestination, plus intéressant financièrement, ou vous renseigner sur les transports à disposition (location de voiture, train).
  • N’oubliez pas de conserver sur votre smartphone ou imprimer toutes vos réservations, afin de les avoir toujours à portée de main lors de votre voyage d’affaires.

Votre valise

  • Ne vous encombrez pas de choses inutiles ou trop volumineuses. Voyagez léger ! L’idéal étant de partir avec une valise cabine, afin d’éviter les risques de perte, gagner du temps à l’aéroport et pouvoir vous déplacer aisément.
  • Veillez à respecter la réglementation des bagages cabines et ne pas y mettre d’objets tranchants, de contenants liquides trop grands, etc.
  • Emportez des vêtements adaptés au climat, et accordez-les en fonction des évènements prévus (gala, séminaire, salon, etc.).
  • N’oubliez pas d’emporter les documents nécessaires au bon déroulement de la mission professionnelle, vos documents de réservation, un ordinateur ou une tablette.

Réussir la préparation d’un voyage d’affaires

Une fois tous ces conseils appliqués, vous voilà prêt à mener à bien votre mission professionnelle.

Toutefois, pour que ce voyage d’affaire soit une véritable réussite, pour vous et pour votre entreprise, nous vous recommandons de suivre ces quelques astuces :

  • Renseignez-vous sur le pays de destination

Avant votre départ, il est important de vous renseigner sur les coutumes locales, les traditions, les codes vestimentaires, les salutations ainsi que la gestuelle spécifique à votre pays de destination.

> Cela vous évitera de commettre des erreurs en portant par exemple des vêtements ou des couleurs non adaptés qui pourraient offenser vos interlocuteurs sur place.

> Cela vous permettra d’impressionner vos partenaires en adoptant quelques coutumes locales.

> Le fait d’apprendre quelques expressions dans la langue du pays peut être un bon point pour démarrer et réussir les négociations.

  • Cartes de visite

Pensez à faire imprimer de nouvelles cartes de visites dans la langue de vos interlocuteurs sur place.

  • Photocopies de documents importants

Faites-en sorte de voyager avec la copie de vos documents d’identité ainsi que la copie des documents relatifs à votre séjour afin de ne pas être pris au dépourvu en cas de perte ou de vol.

  • Sauvegarde de documents professionnels

Pensez également à effectuer une sauvegarde de votre présentation professionnelle ainsi que tous les documents à partager avec vos interlocuteurs sur place, sur une clé USB ou un disque dur externe.

  • Prenez des notes et faites un bilan quotidien

Notez vos idées lors de vos rendez-vous clients, réunions, séminaires ou encore formation, en utilisant un smartphone ou un bloc-notes.

Essayez de faire un bilan chaque jour sur ce qui a été accompli (points positifs et négatifs par exemple) afin de ne laisser s’envoler aucune information précieuse !

En conclusion, pour qu’un voyage d’affaires soit un succès, il est important de prendre le temps de bien le préparer et l’organiser. Plusieurs éléments sont à prendre en compte et à ne surtout pas négliger (sécurité, démarches administratives, santé, réservations) lors de la préparation d’un voyage d’affaires.

Par ailleurs, notre solution Traveldoo Travel, permettant de simplifier et optimiser la réservation des voyages d’affaires vous fera gagner un temps précieux. L’avantage : votre voyage est préparé de A à Z par des spécialistes, en respectant votre budget, en vous faisant gagner du temps et de l’argent et en vous divulguant de précieux conseils.

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