Quel est le portrait robot de mes notes de frais ?

Où va l’argent utilisé au cours des déplacements professionnels ? Quelles sont les principales caractéristiques de ces frais ? Comment améliorer leur gestion et s’assurer de leur utilisation raisonnée ? Zoom sur certains constats et les solutions pour y voir plus clair.

Une note de frais comprend en moyenne 5,8 dépenses différentes. Par ailleurs, on dénombre annuellement 34 notes de frais par collaborateur en entreprise. Autant dire que la quantité de données à traiter en la matière devient rapidement considérable et croît de façon exponentielle avec la taille des effectifs. C’est notamment ce qui ressort d’une analyse des dépenses réalisée par Traveldoo sur l’année 2019, et portant sur les paiements extraits d’un million de notes de frais de son panel clients.

Avec 37 % de l’ensemble, les moyens de transport représentent le premier poste de dépenses, suivis par la restauration qui atteint 28 %. Environ 14,5 % concernent l’hébergement, talonné de près par un ensemble d’autres frais divers (14 %).

Au-delà des données moyennes, il importe de bien connaître sa configuration globale, de pouvoir quantifier précisément les catégories de frais et les conditions auxquelles elles sont soumises. La facilité d’usage et le gain de temps sont au cœur des nécessités dans ce domaine, tant du côté de l’employé que de l’employeur. Traveldoo a ainsi lancé en 2018 son application mobile de gestion des notes de frais, dans le but de simplifier le processus de remboursement des frais professionnels, par le biais d’une solution sur smartphone qui se veut simple et intuitive, permettant une automatisation poussée des opérations.

Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de créer, envoyer et gérer leurs notes de frais en toute situation au cours de leurs séjours Affaires. Les fonctionnalités incluent la géolocalisation, la gestion multidevises, la capture des dépenses et reçus grâce à une simple photo et à la technologie OCR (Reconnaissance optique de caractères), ou encore l’archivage à valeur probante. Une intégration automatique qui profite également au management, ainsi qu’aux tâches des services comptables et RH qui peuvent récupérer instantanément les données des paiements. Une étude de 2018 indique que 70 % des collaborateurs souhaitent bénéficier d’une application dédiée à la gestion de notes de frais afin de traiter ces dernières directement sur place plutôt que d’attendre la fin du mois. Un engouement qui s’est rapidement traduit dans les faits du côté de Traveldoo : entre décembre 2018 et décembre 2019, le recours à l’application sur smartphone a plus que doublé.

L’outil offre par ailleurs des options de paramétrages très poussés, en matière de politique de remboursement (montant plafond par type de dépense, montant maximal par zone…), ou sur des groupes de voyageurs (politique différente selon les catégories de personnels, les postes occupés). Autre avantage : Chaque note de frais est corrélée au voyage correspondant, ce qui permet de se doter d’une visibilité totale sur le coût d’un déplacement, tous types de dépenses confondus.

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