Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

Dans un contexte de digitalisation et dématérialisation des notes de frais, l’archivage à valeur probante joue un rôle primordial. C’est lui qui va permettre de conserver les justificatifs sous forme numérique sur le long terme. Les avantages sont nombreux, encore faut-il savoir maîtriser les spécificités liées à ce nouveau procédé, et déployer une solution de dématérialisation efficace et optimale pour l’entreprise. Découvrons tout cela dans cet article.

Les bénéfices d’un outil d’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante permet de stocker et d’archiver les factures ou justificatifs de notes de frais sous format numérique. Ce procédé comporte de nombreux avantages, mais pour en profiter, il est nécessaire de comprendre son fonctionnement, ses spécificités et ses règles.

     1. L’archivage à valeur probante 

L’archivage à valeur probante consiste à mettre en place des techniques liées à la numérisation, à l’enregistrement, au stockage et à la restitution des factures/justificatifs papiers. 

Plus précisément, il permet de stocker vos factures selon la durée d’archivage fixée par l’administration. Cette dernière leur confère une valeur légale qu’elles ne possédaient pas avant. 

     2. Les règles à respecter

L’archivage à valeur probante vous offre un avantage considérable : pouvoir jeter vos reçus papier ! Toutefois, il est impératif de respecter les 3 règles suivantes afin de pouvoir mettre au point ce procédé en toute légalité :

  • L’authenticité de la facture 

La facture archivée numériquement doit être identique à la facture réelle. 

L’intégralité des informations figurant sur la facture originale doivent être présentes sur la copie numérique.

  • L’intégrité de la facture

La facture numérique ne doit en aucun cas être modifiée ou dénaturée. Elle doit impérativement être conforme à la facture source lors de la saisie dans le système informatique. 

L’archivage à valeur probante permet de respecter ces conditions : 

    • Le stockage des informations figées
    • La garantie de la confidentialité
    • La garantie d’une traçabilité
    • L’utilisation des technologies de stockages valables
  • L’intelligibilité de la facture

Lors de la restitution de la facture, cette dernière devra pouvoir être lue. Il est donc indispensable de respecter les formats imposés par l’Administration.  Ainsi, la loi stipule que le document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilité et la pérennisation des données. 

     3. Les avantages de l’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante offre des avantages non négligeables tels que :

  • Une source d’économie

L’archivage numérique est nettement moins onéreux que l’archivage papier.

  • La simplification de la réception et la non-détérioration des factures

A titre d’exemple, environ 15% des justificatifs papiers des notes de frais sont abîmés, perdus ou reçus au-delà des délais autorisés. 

  • Un gain de temps

L’archivage à valeur probante permet à l’entreprise de donner accès à son centre de stockage numérique en cas de contrôle fiscal et lui évite ainsi de devoir présenter tous les documents papiers. 

  • La sécurisation des données 
  • La conservation et la pérennité des factures et autres document importants
  • La centralisation des factures
  • La facilité d’accès aux factures en temps réel
  • La traçabilité de l’historique des opérations
  • L’intégrité de la facture
  • La lisibilité de la facture archivée

 

Les bénéfices d’un outil d’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante permet de conserver justificatifs et factures de manière informatique. Pour mettre en place ce nouveau procédé de manière efficace, il est judicieux de se tourner vers des solutions qui proposent la dématérialisation des notes de frais.

     1. Solution de dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais remet en cause la méthodologie et l’organisation d’une entreprise. 

Dans ce contexte, il apparait indispensable d’opter pour une solution de dématérialisation des factures afin de gérer au mieux ce nouveau procédé. 

Les outils spécialisés en gestion des notes de frais intègrent généralement l’archivage à valeur probante dans leurs fonctions. 

Cela permet aux entreprises et aux collaborateurs de se débarrasser des justificatifs papiers dès la prise de photo avec leur smartphone par exemple. Les justificatifs numérisés sont ensuite stockés dans des centres de stockages répondant aux normes en vigueur et respectant les délais imposés par l’administration fiscale (6 ans).

Oublié le temps où les factures s’empilaient dans des boites et l’angoisse de perdre ses justificatifs ! Les factures numérisées servent désormais de justificatifs pour les entreprises.

     2. L’application mobile Traveldoo Expense

L’application Traveldoo Expense permet aux collaborateurs de créer leurs notes de frais facilement et rapidement puis de les envoyer pour validation à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. 

Il leur suffira pour cela de photographier leurs justificatifs papiers à l’aide de leurs smartphones. La fonctionnalité de reconnaissance automatique (technologie OCR) permet de préremplir automatiquement la dépense dans la note de frais. 

Les justificatifs numérisés sont certifiés et stockés sur un serveur spécialisé, qui garantit pendant 10 ans que les justificatifs sont conformes aux originaux et qu’ils n’ont pas été falsifiés.

Ce procédé offre des avantages conséquents puisque les délais de remboursements sont nettement plus rapides, les collaborateurs gagnent un temps considérable pour créer leurs notes de frais, l’entreprise gagne en productivité et les données sont sécurisées.

En conclusion, l’archivage à valeur probante permet non seulement de garantir la pérennité de l’information mais offre aussi un gain de temps, d’argent et de productivité à l’entreprise et aux collaborateurs, à condition de le mettre en œuvre correctement. Pour cela, vous pouvez utiliser la solution Traveldoo Expense, permettant de dématérialiser vos justificatifs simplement et efficacement.

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