Quid du coût pour la reprise des voyages d’affaires ?

Si tous ceux qui voyagent d’habitude pour affaires ont dû rester cloués au sol suite à l’épidémie de Covid-19, c’est avant tout pour des raisons de sécurité. Chacun a placé, à juste titre, la santé des voyageurs d’affaires avant les intérêts économiques, fermé les frontières et instauré des interdictions de voyage dans l’espoir de limiter l’impact de la pandémie dans son pays comme à l’étranger.

Pendant les six derniers mois, nous avons donc été consignés, seuls les voyages essentiels restant autorisés. La santé et la sécurité des voyageurs d’affaires sont les principales considérations qui expliquent la forte baisse du nombre de voyages. La question est maintenant de savoir quand les voyages vont reprendre et à quoi ils ressembleront quand ce sera le cas.

En juillet, une enquête menée auprès de plus de 2 000 membres de la GBTA a révélé que 44 % d’entre eux s’attendent à une reprise des voyages d’affaires domestiques aux États-Unis à l’automne, tandis que 15 % ont indiqué n’être simplement pas en mesure de répondre. Le vice-président senior de la recherche chez Phocuswright, Charuta Fadnis, pense effectivement que rien n’est sûr.

« Nous essayons tous de déterminer quand l’industrie du voyage va redémarrer, mais c’est difficile à dire, car il n’y a jamais eu dans l’histoire de précédent qui ressemble à la pandémie de coronavirus. Par le passé, après le 11 septembre ou la crise financière mondiale, par exemple, il a fallu, grosso modo, deux à trois ans, mais ces événements n’impliquaient pas l’arrêt quasi total des voyages dans le monde entier durant plusieurs mois. La santé n’entrait en ligne de compte dans aucun de ces deux cas, ce qui fait qu’il est encore plus difficile de dire aujourd’hui quand les voyageurs se sentiront de nouveau prêts à prendre l’avion. »

La vérité, c’est que personne ne sait vraiment quand les voyages d’affaires retrouveront leurs niveaux d’avant la pandémie : selon l’association sectorielle IATA, il est peu probable que ce soit avant 2024 et il semble y avoir un large consensus pour dire que cela n’arrivera pas de toute façon tant que les voyages ne seront pas de nouveau autorisés (levée des restrictions aux frontières), sans contraintes (suppression des quarantaines) et, bien évidemment, sûrs pour les voyageurs.

Conséquences économiques

Dans le même temps, l’économie mondiale accuse aussi le coup. En juin, le Fond monétaire international (FMI) prévoyait un manque à gagner de 12 mille milliards de dollars, soit 10,5 mille milliards d’euros, suite à la pandémie de Covid-19 et deux ans pour que la production mondiale retrouve les niveaux de fin 2019. Cependant, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) a, depuis, revu ses prévisions et envisage désormais une contraction de la production mondiale de 4,5 % en 2020, soit moins que dans sa prévision précédente datant de juin, laquelle indiquait 6,0 %.

Il ne faut, toutefois, pas sous-estimer les conséquences que cela aura sur les voyages d’affaires après cette nouvelle donne. En effet, bien que plusieurs rapports indiquent qu’environ la moitié des voyageurs d’affaires soient prêts à éteindre Zoom et Microsoft Teams pour reprendre la route et rencontrer les collègues, les clients et les prospects en face à face (d’après une enquête du magazine Business Traveller, les entreprises jugent toujours ces rencontres « essentielles » à la réalisation de leurs objectifs commerciaux et comme l’a si bien dit le fondateur d’Apple, Steve Jobs, dans une phrase désormais célèbre : « La créativité émane de réunions spontanées, de discussions anecdotiques. »), de nombreuses entreprises vont devoir jongler entre la nécessité d’organiser des voyages et celle de réduire les coûts.

Comme nous vous l’annoncions dans notre newsletter du mois dernier, si les restrictions de voyage sont principalement guidées par des considérations de santé et de sécurité, les coûts sont également pris en compte, alors que de nombreuses entreprises se battent pour réduire leurs frais généraux et limiter les dommages économiques de la pandémie.

Dans ce contexte, Traveldoo fournit plusieurs fonctionnalités pour aider les entreprises à maîtriser leurs frais de déplacement :

  • Budgétisation des centres de coûts pour identifier les postes de dépense et évaluer leur rentabilité. Un centre de coûts correspond simplement à une catégorie sous laquelle vous collectez des dépenses, à laquelle vous attribuez des frais et qui sert à la génération de rapports comptables. Bien souvent, les centres de coûts reflètent les différentes divisions d’une entreprise, mais vous pouvez aussi classer vos dépenses par projet, présence mondiale, entité ou objectif stratégique, le tout est que chaque élément de dépense soit attribué à un centre de coûts.
  • Avec Traveldoo, vous avez également la possibilité d’attribuer un budget à un centre de coûts et, ainsi, de bloquer les dépenses dès lors que le plafond budgétaire a été atteint. De cette manière, vous pouvez contrôler votre budget de près et apporter les ajustements nécessaires si vous remarquez, par exemple, que votre budget annuel pour les frais de formation va être dépensé sur les trois premiers mois de l’année. De plus, vos responsables sont ainsi incités à utiliser leur budget de manière efficace et réfléchie, afin de déterminer si tel voyage d’affaires ou telle dépense est absolument nécessaire.
  • Affectation des dépenses au centre de coûts approprié. Nous avons indiqué ci-dessus que tous les frais doivent être attribués à un centre de coûts, mais il est tout aussi important qu’ils soient affectés au centre de coûts adéquat. Si votre dépense ou votre voyage a plusieurs objectifs, le choix du centre de coûts n’est peut-être pas évident. Heureusement, l’outil Traveldoo vous permet de ventiler le montant de la dépense entre plusieurs centres de coûts.
  • Partage du budget voyage. Avec l’outil de gestion des réservations de voyage de Traveldoo, les réservations de vos collègues s’affichent dans les résultats de recherche lorsque vous activez la fonctionnalité de partage de voyage. Les réservations de groupe deviennent tout de suite plus simples et plus efficaces. Les utilisateurs peuvent ainsi réaliser des économies et réduire l’impact de leur voyage sur l’environnement en partageant un taxi ou un trajet en voiture. Ceci illustre parfaitement pourquoi, et comment, vous pouvez ventiler une dépense entre différents centres de coûts.
  • Renforcement des processus d’approbation. N’oublions pas l’étape d’approbation, en particulier dans le contexte actuel, où la pré-autorisation des voyages est plus importante que jamais, les entreprises cherchant avant tout à réaliser des économies. Dans Traveldoo, vous pouvez configurer un processus d’approbation dès lors que le montant de la dépense est supérieur au coût préétabli.

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