Rédiger une note de frais | Traveldoo

Quelles sont les règles à respecter pour rédiger une note de frais ? Comment procéder ensuite au remboursement ?

L’établissement d’une note de frais est une tâche relativement complexe et chronophage, considérée comme un véritable casse-tête au sein des entreprises. Les notes de frais sont pourtant obligatoires et extrêmement surveillées par l’URSSAF. Elles permettent aux salariés ou collaborateurs de demander le remboursement de leurs frais professionnels. Pour rédiger une note de frais dans les règles de l’art, il est nécessaire de connaitre la procédure, certaines spécificités et conditions. Il est également recommandé d’utiliser une solution de gestion des notes de frais pour simplifier le processus de remboursement des frais professionnels.

Comment faire une note de frais ?

Avant de rédiger une note de frais, il est important de connaitre les frais pris en charge par une entreprise :

  • les frais de restauration  (repas d’affaires)
  • les frais de logement (hôtel…). Notez que le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 en transports en commun.
  • les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, transport en commun…).
  • les frais de NTIC (utilisation d’outils issus des nouvelles technologies)
  • les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers.

Pour être remboursés, ces frais doivent être :

  • strictement professionnels
  • d’un montant raisonnable afin de ne pas être considérés comme des avantages en nature
  • accompagnés de justificatifs ou factures.

Les règles à respecter:

La note de frais doit impérativement contenir les champs suivants, pour être en règle avec l’administration et éviter un redressement :

  • le n° de la note de frais (comme pour les factures)
  • la date ou période
  • le nom du collaborateur
  • son service
  • le motif
  • le lieu
  • la nature (repas d’affaires, taxi, billet de train…) 
  • le montant HT et TTC
  • la description des frais.

Le processus de rédaction des notes de frais

Lors de déplacements professionnels ou de repas à l’extérieur, le processus pour établir des notes de frais est toujours le même :

Le salarié avance les frais, rédige sa note de frais en y intégrant les champs détaillés ci-dessus et fournit les justificatifs

  • Le manager valide les dépenses
  • Le comptable contrôle les justificatifs
  • La direction financière procède au remboursement.

Notez que les notes de frais doivent ensuite être soigneusement enregistrées et classées comme pour les factures :

  • par année
  • par numéro
  • avec les justificatifs (originaux) joints.

Quel support utiliser pour rédiger une note de frais ?

Pour créer une note de frais, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

   – Le support papier: cette méthode peut convenir aux petites structures traitant peu de notes de frais et n’étant pas à l’aise avec les outils informatiques. Elle présente cependant des inconvénients majeurs : tout est manuscrit, risque de perte ou d’oubli du carnet, relecture difficile selon l’écriture, espace limité sur la fiche, assez coûteux…

   – La création d’un template sur Word ou Excel puis l’impression de la note de frais en format PDF: cette méthode est certes peu coûteuse mais présente les mêmes inconvénients que le support papier.

   – La création d’un modèle de notes de frais avec Excel: cette méthode est assez avantageuse : uniformisation de la demande, rapidité, export en PDF, classement numérique… mais elle présente toutefois des inconvénients : impossibilité de préremplissage, de joindre des justificatifs, d’effectuer des saisies en mobilité, et d’interopérabilité avec les applications métiers.

Les logiciels de gestion de notes de frais

Traveldoo met à disposition des comptables un logiciel de gestion des notes de frais, intuitif et complet. Cette solution, Traveldoo Expense, permet notamment de simplifier le processus de remboursement des frais professionnels grâce à des outils performants et personnalisables qui facilitent les traitements et réduisent les délais de remboursement.

Les avantages sont nombreux :

  • automatisation de la création et la gestion des notes de frais
  • centralisation de toutes les données et un accès à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit grâce à l’application mobile.

Les fonctionnalités sont innovantes :

  • géolocalisation des dépenses
  • numérisation des justificatifs en temps réel
  • reconnaissance vocale…

La procédure de remboursement des notes de frais

Il existe deux modes de prise en charge pour le remboursement des notes de frais.

   – Le remboursement des notes de frais sur le montant réel des dépenses: l’entreprise doit rembourser la somme exacte avancée par le salarié. Il est impératif que le salarié fournisse au préalable une facture ou un justificatif de paiement afin de pouvoir créer la note de frais.

   – Le remboursement des notes de frais au forfait: si le salarié effectue des achats récurrents, dans le cadre de déplacements professionnels réguliers par exemple, l’entreprise peut opter pour la méthode de remboursement forfaitaire (selon le barème défini par l’URSSAF). Les salariés seront alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Il peut s’agir d’un remboursement forfaitaire mensuel des frais kilométriques, ou des frais de trains, de restauration, etc.

Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture mais elle est assez imprécise et peu flexible dans la mesure où les montants réellement engagés peuvent varier.

Le délai légal pour le remboursement d’une note de frais

Il n’y a aucun délai légal défini pour la fourniture des justificatifs par le salarié à son employeur. Toutefois, l’entreprise peut en fixer par communication interne. Concernant la note de frais, le salarié peut invoquer la « prescription quinquennale », c’est-à-dire qu’il peut réclamer un remboursement jusqu’à 5 ans maximum après la dépense (à condition d’avoir fourni ses justificatifs dans les délais fixés). Enfin, même si la loi ne précise pas de délai, l’employeur est tenu de rembourser ses salariés dans un délai raisonnable, dès réception des documents.

La fiscalité des notes de frais:

Le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis aux cotisations sociales (à condition de ne pas dépasser le seuil fixé par l’administration fiscale), ni à l’impôt sur le revenu. Le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise, pour certains types de frais, hormis les frais de déplacement (avion, train, etc.) ainsi que les indemnités kilométriques.

La rédaction des notes de frais nécessite ainsi organisation, rigueur et respect des règles et des conditions. La solution de gestion des notes de frais, Traveldoo Expense, vous permettra d’optimiser le processus de remboursement de vos frais professionnels. Découvrez-la sans plus attendre !

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