Remboursement de frais professionnels

Vous souhaitez optimiser le processus de remboursements des frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels est soumis à des règles strictes, qu’il est impératif de respecter sous peine de redressement fiscal. La procédure de remboursement des frais professionnels doit être particulièrement soignée afin de traiter les remboursements des collaborateurs de manière efficace et bénéfique. Cependant, gérer les remboursements sur support papier est loin d’être la solution idéale. Alors pourquoi ne pas passer à la dématérialisation des remboursements pour optimiser la gestion de vos notes de frais et leur traitement ? Découvrez tous les avantages dans cet article !

Le remboursement des frais professionnels

Lorsqu’un salarié effectue des dépenses professionnelles dans l’intérêt de son entreprise, ces dernières peuvent lui être intégralement remboursées, à condition de fournir un justificatif afin d’éviter tout risque de redressement fiscal.

Le processus de remboursement est souvent long et fastidieux pour les comptables car il est soumis à des règles fiscales et des conditions spécifiques.

Les conditions de remboursement des frais professionnels

Les frais professionnels peuvent être de nature diverse mais doivent respecter certaines conditions pour être remboursés :

  • Les frais de déplacement et d’hébergement

> Lors d’un voyage d’affaires, il est nécessaire que l’hôtel soit situé à plus de 50 kilomètres de la société ou que le salarié ne puisse pas rentrer chez lui en moins d’une heure et demi (en transports en commun).

> Pour une location de voiture, le collaborateur doit prendre à sa charge la totalité des frais (carburant, péage et location).

S’il utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, l’entreprise devra procéder au remboursement kilométrique à partir du barème défini par l’état.

  • Les frais de repas (invitations de clients au restaurant…).

> Lors d’un déplacement, les frais de repas sont pris en charge.

> Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.

  • Les frais professionnels pour les télétravailleurs

Dans le cas d’un télétravail, l’entreprise doit prendre en charge une partie des dépenses effectuées par le collaborateur (pourcentage du loyer, forfait internet et mobile, etc.).

Les modalités de remboursement des frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer selon deux modes de prise en charge :

  • Le remboursement des notes de frais sur le montant réel des dépenses

L’entreprise doit rembourser la somme exacte avancée par le salarié. Il est impératif que le salarié fournisse au préalable une facture ou un justificatif de paiement afin de pouvoir créer la note de frais.

  • Le remboursement des notes de frais au forfait

Si le salarié effectue des achats récurrents, dans le cadre de déplacements professionnels réguliers par exemple, l’entreprise peut opter pour la méthode de remboursement forfaitaire (selon le barème défini par l’URSSAF). Les salariés seront alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Il peut s’agir d’un remboursement forfaitaire mensuel des frais kilométriques, ou des frais de trains, de restauration, etc.

Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture.

Comment dématérialiser ses remboursements de frais professionnels ?

Depuis 2017, il est désormais possible de procéder à la dématérialisation des remboursements.

Ce nouveau procédé facilite grandement le traitement des remboursements des frais professionnels.

Les avantages de la dématérialisation des remboursements de frais professionnels

La dématérialisation des remboursements offre les avantages suivants :

  • Un gain de temps

Les notes de frais sont transmises en temps réel aux services concernés qui peuvent les contrôler et les valider dans la foulée.

Du coté des collaborateurs, la numérisation des justificatifs leur fait gagner un temps considérable sur les opérations de saisies. Ils peuvent créer une note de frais à l’aide d’une solution spécialisée (comme Traveldoo Expense) n’importe où et n’importe quand, et suivre en temps réel son état de validation et de remboursement.

  • Une meilleure gestion des notes de frais et des remboursements

La dématérialisation des factures et des remboursements permet d’éviter les erreurs suivantes :

  • erreur de frappes sur le logiciel de calcul des notes de frais
  • mauvaise organisation des dépenses professionnelles
  • oubli ou altération des factures
  • pertes des factures

Les logiciels utilisés pour la dématérialisation sont capables de détecter rapidement les failles et erreurs et y apporter les corrections adéquates. Les délais de remboursement ne seront donc pas affectés et il ne sera pas nécessaire de tout recommencer à zéro !

  • Des délais de remboursements plus rapides

La dématérialisation permet de réduire considérablement les délais de remboursement, grâce à la mise en place d’un circuit de validation automatisé : collaborateur > manager > comptabilité.

Les comptables peuvent traiter les remboursements au fur et à mesure, et mettre fin aux longs délais des remboursements qui pouvaient impacter le moral et la productivité des collaborateurs.

La dématérialisation des remboursements de frais professionnels avec Traveldoo Expense

La dématérialisation des remboursements consiste à numériser le processus de gestion des notes de frais, de l’établissement de la note de frais, à la comptabilisation jusqu’au remboursement.

Pour dématérialiser les remboursements des frais professionnels, vous pouvez vous tourner vers des solutions spécialisées comme Traveldoo Expense. Ce logiciel complet et intuitif permet de gérer le remboursement des notes de frais de manière simple et efficace.

Ses avantages sont nombreux : il simplifie grandement le processus de remboursement des frais professionnels grâce à des outils performants et personnalisables qui facilitent les traitements et réduisent les délais de remboursement.

Les collaborateurs peuvent ainsi enregistrer instantanément leurs dépenses, numériser facilement leurs justificatifs à l’aide de leur smartphone et suivre en temps réel l’état de validation et de remboursement de leurs notes de frais sur leurs appareils mobiles.

Les comptables quant à eux peuvent contrôler et valider instantanément et à tout moment les notes de frais de leurs collaborateurs en utilisant leur smartphone ou tablette.

Il est également possible de traiter le remboursement des notes de frais selon les règles et les modalités de remboursement de votre entreprise et préparer la récupération de la TVA.

En outre, cette solution vous permet aussi de lier les types de dépenses à un code comptable.

Ce processus de traitement des remboursements est entièrement digitalisé, plus fluide et facilite les opérations et le travail des comptables et des collaborateurs.

En conclusion, le remboursement de frais professionnels est un processus complexe, long et chronophage, qui doit en outre respecter certaines conditions et règles fiscales spécifiques, sous peine de redressement fiscal. Heureusement, la dématérialisation des remboursements et la solution Traveldoo Expense facilitent et optimisent grandement le traitement des remboursements !

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