Remboursement frais de déplacement voiture

Vous utilisez votre voiture personnelle pour effectuer vos déplacements professionnels ?

Dans ce cas, vous pouvez demander le remboursement des frais que vous avancez à votre employeur. Toutefois, il existe des conditions et des règles à respecter afin de pouvoir bénéficier des indemnités kilométriques. Dans cet article, nous vous expliquons comment vous faire rembourser vos frais de déplacement en voiture via le barème kilométrique, les dépenses couvertes et toutes les spécificités à connaitre !

Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles

Les frais de déplacements peuvent être de différentes natures :

  • Les frais liés à l’utilisation des transports en commun ou des services de location de vélos.
  • Les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles

Qu’est-ce que les frais de déplacement voiture ?

Lorsque vous êtes amené à utiliser votre voiture personnelle pour effectuer un déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle, les frais déboursés peuvent vous être remboursés par votre entreprise. Ce remboursement porte un nom : les indemnités kilométriques.

Pour évaluer les sommes à rembourser, l’administration fiscale a défini un barème kilométrique, révisé chaque année. Il s’utilise pour la déclaration d’impôt et notamment pour la déduction des frais réels.

Les dépenses pouvant être remboursées

Ce barème kilométrique couvre les dépenses suivantes :

  • L’amortissement du véhicule et ses équipements
  • L’assurance
  • Les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision, etc.)
  • Les frais de carburant

En revanche, les indemnités kilométriques ne comprennent pas :

  • Les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit
  • Les frais de stationnement
  • Les péages
  • Cependant, ces frais non couverts peuvent être remboursés au réel par l’entreprise en plus des indemnités kilométriques. Veillez donc à conserver les justificatifs pour être remboursé.
  • Notez que le remboursement des frais kilométriques ne concerne pas les trajets quotidiens domicile-travail.

Comment se faire rembourser ses frais de déplacement par l’employeur ?

Pour vous faire rembourser vos frais de déplacement, il est nécessaire de calculer au préalable vos indemnités kilométriques à partir du barème défini par l’administration fiscale.

Conditions à respecter

Pour pouvoir prétendre au remboursement des frais kilométriques, il est impératif de respecter les conditions suivantes :

  • Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).
  • Les déplacements doivent être strictement professionnels.

Calculer le montant des frais à se faire rembourser

Le barème kilométrique 2019 a été publié dans un arrêté du 11 mars 2019.

Il tient compte :

  • du nombre de chevaux du véhicule
  • de la distance parcourue durant l’année à titre professionnel.
Nombre de chevaux fiscaux moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins 0,451 x d ( 0,270 x d) + 906 0,315 x d
4 CV 0,518 x d ( 0,291 x d) + 1 136 0,349 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

« d » désigne la distance parcourue en kilomètres durant l’année.

« CV » signifie Chevaux Fiscaux.

Ainsi, en prenant en compte le barème ci-dessus, et dans le cas où vous auriez par exemple parcouru 18 000 km avec un véhicule de 6 CV en 2018, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2019 serait égal à 0,32 X 18 000 + 1 244 = 7 004 euros.

Spécificités et avantages

Il est important de souligner que :

  • Le barème kilométrique est surtout utilisé par les salariés ou collaborateurs ayant choisi d’opter pour la déduction des frais réels et ayant renoncé à la déduction forfaitaire de 10%.
  • Les salariés peuvent utiliser le barème kilométrique pour calculer leurs frais et indemnités dans la limite maximale de 7 CV.
  • Les indemnité kilométriques permettent à l’entreprise de ne pas avoir à payer la taxe sur les véhicules de société(TVS) dont le montant peut dépasser 4 000 € par an.
  • Le barème kilométrique peut être utilisé pour évaluer le coût d’un trajet en covoiturage, auquel vous devrez ajouter le prix des éventuels péages.
  • Les indemnités kilométriques présentent un avantage majeur, puisque le remboursement n’apparaitra pas sur la déclaration de revenu du particulier ni sur son bulletin de salaire car il n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.

Le remboursement des frais de déplacement en voiture est encadré par des règles et un barème spécifique. Il faut donc faire preuve d’organisation et de rigueur pour gérer efficacement le remboursement des indemnités kilométriques. Traveldoo Expense est une solution permettant de simplifier et optimiser cette gestion.  Découvrez vite ses fonctionnalités !

Partager sur

Recent Posts

Inscrivez-vous à la TraveldooNews

Pour connaître les dernières news du voyage d'affaires et des frais professionnels

Félicitations ! Vous êtes maintenant inscrit à notre Newsletter !

Subscribe toTraveldooNews

Receive the latest Business Travel and Expense news !

Congratulation! You are now registered to our newsletter!

notes de frais kilométriquesRemboursement frais voyage d'affairesicon sendNEWSLETTER