Remboursement des frais de voyage d’affaires

De nombreux collaborateurs sont fréquemment amenés à effectuer des voyages d’affaires. Considérés comme de véritables opportunités pour l’entreprise, les voyages d’affaires peuvent néanmoins être contraignants en termes de remboursement. Les frais avancés par les collaborateurs de l’aller jusqu’au retour, et également sur place, doivent leur être remboursés. Mais il existe des méthodes de calcul et des conditions de remboursement spécifiques suivant le type de frais de déplacement. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il est nécessaire de maitriser pour le remboursement des frais de voyage d’affaires !

Quelle indemnisation des frais de voyage d’affaires ?

Les « frais de déplacement » désignent les frais avancés par les collaborateurs lors de déplacements professionnels.

Dans le cadre d’un voyage d’affaire, les collaborateurs peuvent être amenés à se déplacer en transports en commun, à réserver une nuit d’hôtel, à louer une voiture ou à utiliser leur véhicule personnel.

Ces frais incluent les frais du voyage aller-retour et les déplacements sur place, et peuvent être dédommagés par l’entreprise sous certaines conditions.

Les indemnisations des frais de voyages d’affaires

Les frais liés aux voyages d’affaires doivent correspondre à des frais d’ordre professionnel pour être déductibles fiscalement.

Si cette condition est remplie, vous pouvez alors vous faire rembourser :

  • vos billets d’avion
  • vos billets de train
  • vos locations de voitures
  • vos nuits d’hôtel

Ces frais sont remboursés à leur valeur réelle. Pour être assurés d’être remboursés, veillez à conserver les justificatifs originaux de vos frais de déplacement.

  • Concernant les frais de location de voiture ou de taxi dans le cadre d’un voyage d’affaire, le remboursement prend en charge les frais de taxi, les frais de péage et éventuellement les frais de stationnement, à condition de présenter les justificatifs de paiement.

Les frais d’indemnités kilométriques

Lors d’un voyage d’affaires, les collaborateurs peuvent également utiliser leur véhicule personnel pour se déplacer. Ils peuvent alors bénéficier des indemnités kilométriques.

Les indemnités kilométriques se calculent à partir d’un barème défini par l’état chaque année. Elles couvrent les frais suivants :

  • l’usure du véhicule,
  • le carburant,
  • l’entretien du véhicule,
  • l’usure des pneus,
  • l’assurance.

Comment se faire rembourser ses frais de voyage d’affaires ?

Pour bénéficier du remboursement de vos frais de déplacement, vous devez calculer vos dépenses en fonction du type de transport utilisé :

  • Si vous utilisez l’avion, le train, le bus ou une voiture de location pour vous déplacer, les frais peuvent être remboursés au montant réel, à condition qu’ils soient proportionnés et que vous fournissiez des justificatifs appropriés (reçu, billet, contrat de location, facture…).
  • Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous déplacer, vous devrez calculer vos indemnités kilométriques à partir d’un barème publié par l’administration chaque année.

Remboursement des frais de déplacements (transports publics)

Pour être assurés d’être remboursés, veillez à conserver les justificatifs originaux de vos déplacements. Une note de frais sans justificatif entraîne un non-remboursement.

Notez que certains remboursements peuvent être remis en cause par l’administration fiscale. Dans ce cas précis, les frais peuvent être ajoutés à vos revenus et impôts.

Remboursement des frais kilométriques

Pour bénéficier des indemnités kilométriques, il faut que :

  • Le véhicule ne soit pas immatriculé au nom de la société,
  • Les frais de déplacement soient justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement).

Si ces conditions sont remplies, vous devez ensuite calculer vos frais kilométriques à partir du barème kilométrique.

Ce barème tient compte de :

– la puissance fiscale du véhicule

– le kilométrage parcouru dans l’année à titre professionnel.

Ci-dessous le barème kilométrique 2019 applicable aux voitures :

Nombre de chevaux fiscaux moins de 5 000 km 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins 0,451 x d ( 0,270 x d) + 906 0,315 x d
4 CV 0,518 x d ( 0,291 x d) + 1 136 0,349 x d
5 CV 0,543 x d (0,305 x d) + 1 188 0,364 x d
6 CV 0,568 x d (0,32 x d) + 1 244 0,382 x d
7 CV et plus 0,595 x d (0,337 x d) + 1 288 0,401 x d

« d » désigne la distance parcourue en kilomètres durant l’année.

« CV » signifie Chevaux Fiscaux.

  • Le coefficient qui s’applique à la distance augmente en fonction de la puissance du véhicule (en CV), avec une limite de 7 CV.

Par exemple :

  • Si vous avez parcouru 12 000 km avec un véhicule de 5 CV en 2019 dans le cadre d’un voyage d’affaire, le montant des frais réels calculés selon le barème kilométrique 2019 sera égal à 0,305 X 12 000 + 1188 = Vous pourrez donc vous faire rembourser 4 848 euros.

Ainsi, le remboursement des frais de voyages d’affaires est soumis à des règles et spécificités qu’il est impératif de respecter et de maîtriser. Traveldoo Travel & Expense est une solution très intuitive permettant de faciliter la gestion des frais liés aux voyages d’affaires.

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