Remboursement note de frais URSSAF | Traveldoo

Le remboursement des notes de frais URSSAF est soumis à des règles strictes. En cas de contrôle URSSAF, les notes de frais sont très souvent examinées. La procédure de remboursement des frais professionnels doit ainsi être particulièrement soignée afin d’éviter toute erreur pouvant entrainer un redressement fiscal.

Frais professionnels URSSAF

Lorsqu’un salarié effectue des achats dans l’intérêt de son entreprise, ces dépenses peuvent être comptabilisées en notes de frais. Ces dernières leur sont ensuite intégralement remboursées mais doivent impérativement être accompagnées d’un justificatif afin d’éviter tout risque de redressement fiscal. Le remboursement des frais professionnels URSSAF est soumis à des conditions et à des règles fiscales spécifiques.

Les conditions du remboursement des frais professionnels URSSAF

Les frais professionnels peuvent être de nature diverse mais doivent respecter certaines conditions pour être remboursés :

Les frais de déplacement et d’hébergement

  • Lors d’un voyage d’affaires, il est nécessaire que l’hôtel soit situé à plus de 50 kilomètres de la société ou que le salarié ne puisse pas rentrer chez lui en moins d’une heure et demi (en transports en commun).
  • Pour une location de voiture, le collaborateur doit prendre à sa charge la totalité des frais (carburant, péage et location).

S’il utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, l’entreprise devra procéder au remboursement kilométrique en respectant les règles établies par l’administration fiscale.

Les frais de repas (invitations de clients au restaurant…).

  • Lors d’un déplacement, les frais de repas sont pris en charge.
  • Dans le cas d’une invitation au restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation doivent être mentionnés.

Les frais professionnels pour les télétravailleurs

Dans le cas d’un télétravail, l’entreprise doit prendre en charge une partie des dépenses effectuées par le collaborateur (pourcentage du loyer, forfait internet et mobile, etc.).

Les modalités de remboursement des frais professionnels URSSAF

Le remboursement des frais professionnels URSSAF peut s’effectuer selon deux modes de prise en charge :  

   – Le remboursement des notes de frais sur le montant réel des dépenses: l’entreprise doit rembourser la somme exacte avancée par le salarié. Il est impératif que le salarié fournisse au préalable une facture ou un justificatif de paiement afin de pouvoir créer la note de frais.

   – Le remboursement des notes de frais au forfait: si le salarié effectue des achats récurrents, dans le cadre de déplacements professionnels réguliers par exemple, l’entreprise peut opter pour la méthode de remboursement forfaitaire (selon le barème défini par l’URSSAF). Les salariés seront alors automatiquement remboursés à hauteur d’un montant fixe et régulier.  Il peut s’agir d’un remboursement forfaitaire mensuel des frais kilométriques, ou des frais de trains, de restauration, etc. Cette méthode évite de devoir justifier chacune de ses dépenses par une facture.

La fiscalité des frais professionnels URSSAF

Les remboursements des frais par l’URSSAF au réel ou au forfait sont exonérés de cotisations sociales (à condition qu’ils ne dépassent pas le seuil fixé par l’administration fiscale. Au-delà, les notes de frais seront traitées comme des avantages en nature).

Les notes de frais remboursées au forfait ou au réel ne sont pas soumises au barème progressif de l’impôt sur le revenu du salarié (à condition qu’elles ne dépassent pas les seuils fixés par l’administration fiscale. Au-delà du seuil prévu, les remboursements seront considérés comme des avantages en nature, c’est-à-dire soumis à l’impôt sur le revenu). Les remboursements effectués par l’entreprise sont déductibles de son résultat imposable, s’ils ne dépassent pas le seuil fixé par l’administration fiscale. Enfin, le montant de la TVA est récupérable par l’entreprise, pour certains types de frais. 

Note de frais : comment éviter le redressement de l’URSSAF ?

Quelques conseils pour éviter un redressement URSSAF :

En cas de contrôle de l’URSSAF, les notes de frais sont fréquemment examinées. Il est donc indispensable d’optimiser au mieux la gestion des notes de frais et leur comptabilisation. Si une fraude est détectée, vous serez soumis aux cotisations sociales, salariales et patronales.

Comment éviter un redressement ?

   – Il faut fournir les justificatifs de dépenses. Chaque dépense doit :

  • être effectuée dans l’intérêt de l’entreprise
  • être proportionnée
  • être justifiée à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif

En cas de perte d’un justificatif, une entreprise ne pourra pas procéder au remboursement, sous peine de redressement fiscal ou de requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature.

   – Respecter la limite d’exonération de charges sociales

Si les frais remboursés au forfait dépassent les seuils établis par l’administration fiscale, ils seront alors soumis aux cotisations sociales.

   – Opter pour le mode de remboursement adéquat

Si vous être gérant d’une entreprise, vous ne pouvez pas bénéficier d’un remboursement au forfait. Vos dépenses doivent être remboursées au réel. Par ailleurs, les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l’administration fiscale. Veillez à ne pas vous tromper de mode de remboursement, sous peine de redressement.

   – Effectuer des dépenses raisonnables

Si vos dépenses sont disproportionnées (quantité de repas offert conséquente, etc.), l’URSSAF peut requalifier les dépenses en avantage en nature (soumises aux cotisations sociales).

Enfin, il est important de souligner que la fraude aux fausses notes de frais est très répandue. Des mauvaises comptabilisations ou des fraudes peuvent couter très cher à l’entreprise.

Une solution complète pour gérer le remboursement des notes de frais URSSAF

Afin de pallier aux difficultés liées au remboursement des notes de frais, souvent complexe et chronophage, Traveldoo met à disposition des comptables un logiciel de gestion des notes de frais, intuitif et complet. Cette solution, Traveldoo Expense, permet notamment de simplifier le processus de remboursement des frais professionnels grâce à des outils performants et personnalisables qui facilitent les traitements et réduisent les délais de remboursement.

Le remboursement des notes de frais URSSAF est ainsi soumis à des règles spécifiques qu’il est impératif de respecter sous peine de redressement fiscal.  La solution Traveldoo Expense permet d’optimiser la gestion du remboursement des frais professionnels afin d’éviter toute erreur pouvant avoir des conséquences désastreuses sur l’entreprise.

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