Réservation voyage d’affaires

La réservation d’un voyage d’affaires pour une entreprise peut vite devenir un véritable casse-tête, entre les recherches de prestataires au meilleur prix, les comparaisons et les réservations compliquées (transport, hébergement, activités, salles de réunion, etc.), le tout en veillant à ne pas dépasser le budget !

La réservation de voyages d’affaires nécessite du temps et un savoir-faire spécifique, que les entreprises ne possèdent généralement pas.  Il apparaît donc indispensable d’utiliser des outils SBT (Self Booking Tool) comme Traveldoo Travel, mis à disposition des professionnels pour simplifier et optimiser leur réservation et leur gestion des voyages d’affaires. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la réservation efficace des voyages d’affaires !

Les réservations de voyages d’affaires

Les réservations de voyages d’affaires sont complexes et requièrent du temps, de l’argent et des compétences spécifiques.

Les spécificités des réservations de voyages d’affaires

Les voyages d’affaires sont des séjours organisés dans l’intérêt de l’entreprise, pour des raisons précises. Ces voyages d’affaires doivent être préparés et organisés avec soin, afin que l’entreprise et les participants puissent atteindre les objectifs fixés, effectuer leur mission efficacement et en tirer profit, le tout dans les délais et budgets impartis.

Il est impératif que les réservations de tous les services nécessaires durant le voyage soient effectuées avant le départ, car une fois sur place, les voyageurs ont un programme chargé (rendez-vous, réunions, séminaires…) et un planning à respecter.

Les réservations liées aux voyages d’affaires peuvent être de nature diverse :

  • Les réservations de transport (billet d’avion, de train, de bus ou véhicule de location)
  • Les réservations d’hébergement
  • Les réservations des salles de réunion
  • Les réservations de lieux pour pratiquer des activités précises (dans le cas de voyages incentive ou séminaires par exemple)

Afin d’éviter tout problème de logistique, il est important que toutes les réservations, du départ à l’arrivée, soient validées.

Le moindre problème ou changement de dernière minute peut bouleverser le planning mais aussi impacter négativement le budget prévu pour le voyage d’affaires.

Les contraintes liées aux réservations de voyages d’affaires

Les réservations des voyages d’affaires nécessitent beaucoup de temps et des compétences particulières.

En effet, il peut s’agir de réserver des salles de réunion adaptées aux besoins de l’entreprise et des participants, réserver des chambres d’hôtel au meilleur prix, trouver et réserver un moyen de transport pour assurer le transfert entre la gare/aéroport et l’hôtel, ou encore réserver des billets d’avions, de trains, etc. à un prix attractif.

Toutes ces recherches et comparaisons de prestaires devant allier qualité et prix avantageux peuvent coûter cher en temps à l’entreprise.

Il est donc recommandé de confier cette tache à des sociétés externes et/ou d’utiliser des solutions spécialisées dans la gestion des réservations de voyages d’affaires comme les SBT.

Solution de réservation de voyage d’affaires pour professionnels

La solution Traveldoo Travel

Traveldoo est spécialisé dans la gestion et la réservation de voyages d’affaires. Il met à disposition des professionnels une solution en ligne de gestion et réservation des voyages d’affaires, Traveldoo Travel, permettant notamment de simplifier et optimiser la réservation des voyages d’affaires.

Cette offre se présente sous la forme d’une interface conviviale, très facile d’utilisation. Elle répond aux besoins spécifiques des professionnels pour la réservation de leurs voyages d’affaires.

Les voyageurs d’affaires et autres professionnels profitent d’une expérience de réservation simplifiée. En seulement 3 clics, ils peuvent indiquer leurs critères de déplacement professionnel, comparer les offres de différents fournisseurs au sein d’une seule et unique page de résultats et effectuer leurs réservations.

Les différentes fonctionnalités de Traveldoo Travel

La solution Traveldoo Travel offre les fonctionnalités suivantes :

  • Simplification des réservations en ligne

La réservation est rapide et simple quel que soit vos besoins (déplacement multi-destination, activités précises nécessitant de réaliser des réservations hors de votre réseau habituel, etc.).

  • Réservations assistées par des agents spécialisés

Pour les réservations de voyages d’affaires plus complexes, le module Assisted Booking permet aux utilisateurs de se mettre en relation avec votre agence de voyages partenaire et de définir un itinéraire avec l’aide d’agents de voyage spécialisés.

  • Personnalisation du voyage

Les voyageurs peuvent indiquer leurs impératifs et besoins spécifiques à l’agent de voyages de votre entreprise, qui peut alors leur proposer plusieurs options et les pré-réserver.

Cela permet aux voyageurs d’étudier les alternatives et d’opter pour la réservation qui leur convient le mieux.

L’itinéraire est ensuite transmis pour validation automatique, puis confirmé, rapidement et simplement.

  • Interface unique et conviviale

Toutes les réservations, réalisées par Traveldoo ou par un agent, apparaissent sur une seule et même page, intitulée « Mes voyages ».

Sur cette page, les voyageurs peuvent consulter toutes les étapes de leurs déplacements.

  • Emission différée des billet et possibilité de remboursement complet

Les réservations de voyage d’affaires proposent les avantages d’une réservation en ligne, avec émission différée des billets et possibilité de remboursement complet.

  • Partage d’itinéraire

La fonction « Trip Sharing » (« Partage de mes informations de voyage avec mon réseau »), permet aux voyageurs de partager leur itinéraire avec leurs collègues, qui peuvent ensuite l’utiliser pour planifier leurs propres déplacements.

Grâce à cette fonctionnalité, les réservations de groupe deviennent plus simples et plus efficaces.

Par ailleurs, les voyageurs peuvent permettre à votre entreprise de réaliser des économies en partageant les frais (taxi ou trajet en voiture par exemple), tout en réduisant l’impact environnemental associé à vos voyages d’affaires.

Les avantages offerts par Traveldoo Travel

Les avantages sont nombreux :

  • Comparaison des offres instantanée et sur une seule page
  • Réservation autonome, rapide et simple
  • Meilleur contrôle sur votre politique de voyages
  • Contrôle efficace des dépenses grâce à l’automatisation des processus d’approbation
  • Des outils puissants
  • Une interface paramétrable

Ainsi, le processus de réservation des voyages d’affaires peut être particulièrement chronophage, compliqué et long en raison des besoins, attentes et objectifs spécifiques de l’entreprise mais aussi en raison de son budget à respecter. L’idéal est d’utiliser une solution en ligne de réservation de voyages d’affaires, comme Traveldoo Travel, qui offre simplicité et rapidité pour la réservation des voyages d’affaires, via des fonctionnalités innovantes.

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