Risques voyageurs: 5 conseils pour informer et sécuriser !

Alors que la crise du Covid-19 a complétement stoppé et remis en question la mobilité en entreprise, l’optimisme commence de nouveau à ressurgir parmi les chargés de voyages. La reprise des déplacements professionnels reste faible et s’effectue dans la très large majorité sur des segments domestiques pour le moment*. L’imprévisibilité et notre faible connaissance de ce virus et de sa possible seconde vague rendent très compliquée les spéculations sur une date de retour à la normale. Pour autant, les travel managers s’activent et savent désormais qu’il y a un sujet sur lequel ils seront attendus au tournant : la gestion du risque. Le retour aux voyages d’affaires devra s’accompagner d’une politique et de process de gestion des risques, notamment sanitaires, parfaitement pensés !

Madassa, Customer Support Analyst chez Traveldoo, a pendant la crise géré de nombreuses interrogations de clients afférant à cette problématique. Elle nous livre 5 conseils pour garder vos voyageurs en sécurité et surtout informés !

 

  1. Mettre en place une politique de gestion du risque, c’est bien mais la communiquer c’est mieux ! De même que les règles qui régissent les dépenses de vos voyageurs, il est impératif que ces derniers soient aussi sensibilisés à vos actions pour les protéger lors de leurs voyages. Connaître à quel service ou à qui revient la responsabilité d’un déplacement, quels protocoles sont mis en place avant, pendant et après un voyage. Cela rassure mais fait également prendre conscience aux collaborateurs des moyens mobilisés pour assurer leur sécurité.

 

  1. Savoir identifier les sources fiables d’information : Si vous n’avez pas d’outils spécialisés dans la gestion de la sécurité de vos collaborateurs et que vous vous assurez vous-même du danger que peut représenter une destination – soyez attentifs à vos sources d’information. En France, le site diplomatie.gouv fait figure de référence, pour chaque destination un onglet « Voyages d’affaires » est accessible et répertorie les dangers et prérequis à respecter pour entrer dans le pays et passer un agréable séjour. Les fournisseurs de voyages (agences, compagnies aériennes etc…) peuvent aussi vous aider. Par exemple au moment de l’enregistrement de votre vol, veillez à consulter les dernières informations disponibles sur le site. En tant que professionnels du voyage ces organismes disposent d’un réseau d’information très fiable.

 

  1. « Mieux vaut prévenir que guérir »: ce vieil adage s’applique parfaitement à la stratégie que vous devriez adopter concernant le Risk Management. En effet, informer le voyageur sur les risques qu’il encourt dans telle ou telle destination en amont de la réservation est essentielle. Cela permettra de challenger le réel besoin de déplacement et le mettra tout de suite en alerte face aux risques qu’il pourrait rencontrer. Pour cela, de très nombreuses possibilités : message d’alerte lors du booking voire blocage de la réservation, code couleur sur le risque du pays de destination, limitation du nombre de passagers de la même entreprise sur le même vol ou vers la même destination… Vous pouvez également adapter vos circuits d’approbation en y intégrant les chargés de sécurité ou bien choisir une simple notification.

 

  1. Où ? Comment et lequel ? Le risque est un grand mot, il peut dépendre aussi de votre fonction au sein de l’entreprise ou même de votre secteur d’activité. Pour avoir une gestion efficace il convient de le qualifier plus précisément (risque politique, risque sanitaire, risque environnementale…) et de lui accorder un degré.

 

  1. Assurez-vous de pouvoir localiser vos voyageurs. Lorsque leurs employés sont en voyages d’affaires, les organisations ont une responsabilité de vigilance à l’égard des voyageurs ; savoir où ils sont, qu’ils sont en sécurité, qu’ils ne sont pas blessés et qu’ils sont joignables en cas d’urgence. Avec la solution Risk Manager de Traveldoo, les chargés de voyages peuvent accéder à tout moment à la liste des collaborateurs en cours de déplacement et les contacter personnellement depuis leur solution en ligne.

 

Comment Traveldoo peut vous accompagner sous un angle technologique dans la mise en place d’une solution de gestion des risques ?  Enrichissez votre solution SBT Travel avec le module « Risk Manager » de Traveldoo afin de réduire l’exposition au risque de vos voyageurs et réagir plus rapidement à une situation d’urgence.

*https://www.gbta.org/blog/gbta-poll-sees-renewed-levels-of-optimism-as-bookings-resumed/

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