Une solution de gestion globale pour vos frais professionnels

Alors que le rythme de la globalisation et la fréquence des voyages d’affaires vont continuer de s’intensifier en 2018, les dépenses liées à ces voyages représentent l’un des plus importants postes de coûts pour les entreprises. Or, gérer des dépenses engagées dans différents pays est complexe : les écarts entre taux de TVA, per diem*, indemnités kilométriques, ainsi que les multiples règles régissant leur affectation et leur gestion, engendrent non seulement des coûts imprévus, mais aussi un surcroît de travail pour les équipes financières.

Lorsqu’une entreprise opère sur un seul pays, la gestion de ses notes de frais est relativement simple, car elle obéit à un corpus de règles et de réglementations unique. Mais dès lors qu’elle étend ses opérations à l’international, la complexité de cette gestion ne peut que s’amplifier, dans la mesure où chaque pays applique des règles et réglementations qui lui sont propres et doivent être prises en compte pour les per diem et indemnités kilométriques, les avantages et tous les autres frais liés aux voyages.

Prenons l’exemple des règles de calcul applicables à une journée de déplacement : si celle-ci se déroule en Allemagne, alors l’entreprise devra calculer le barème journalier sur la base d’une journée ouvrable. Au Danemark en revanche, le barème est calculé sur une période de 24 heures (sans tenir compte de la date) … Tandis qu’en Pologne, il tient compte du moyen de transport utilisé (aérien, terrestre ou maritime). Dans ces conditions, il peut être difficile de s’y retrouver !

La législation allemande, avec ses réglementations fiscales spécifiques sur les dépenses, est sans nul doute l’une des plus complexes. Ainsi, certains repas peuvent être considérés comme des « avantages en nature » et doivent donc être intégrés dans le revenu imposable des collaborateurs : dans ce contexte, il est impératif de mettre en place un système d’enregistrement et de suivi adéquat ! La législation allemande applique également une règle stricte qui dicte que l’intégralité de l’indemnité octroyée à un collaborateur ayant effectué un voyage de plus de trois mois est imposable.

En Finlande, les règles applicables en matière de barèmes kilométriques varient selon ce que les conducteurs transportent dans le véhicule, ainsi que selon le type de véhicule : bateau à moteur, moto neige, quad, moto, scooter et autres moyens de transport se voient appliquer des règles différentes ! Par exemple, le barème kilométrique applicable à une voiture est fixé à 41 centimes, mais passe à 44 centimes si le travail du collaborateur implique qu’il transporte un chien !

Le système de gestion des frais professionnels de Traveldoo peut contribuer à limiter la survenue de coûts cachés, en permettant la mise en place d’une gestion efficace des processus de comptabilité et de notes de frais. Traveldoo a intégré la logique de toutes ces règles et réglementations dans son système de gestion des dépenses, pour mettre à la disposition de ses clients une solution intégralement automatisée et tenant compte des protocoles en place dans chaque pays pour la gestion de leurs frais de voyages.

Nous vous invitons à vous adresser à votre Account Manager pour en savoir plus.

*Per Diem : indemnité octroyée par une entreprise à un individu, la plupart du temps collaborateur de l’entreprise, pour couvrir les dépenses courantes engagées au quotidien dans le cadre d’un voyage d’affaires. 

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