Solution notes de frais

La gestion des notes de frais est une tâche qui rebute grand nombre de salariés, collaborateurs et comptables, en raison de son caractère complexe, fastidieux et contraignant. Nécessitant une très grande rigueur, elle peut vite tourner au cauchemar en cas de mauvaise organisation.

Pour remédier à cela, Traveldoo – éditeur de solutions Web et Mobile pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, filiale d’Expedia Group – met à disposition des entreprises une solution complète de gestion des notes de frais.

Cette solution, Traveldoo Expense, permet de simplifier et optimiser le processus des notes de frais grâce notamment à l’automatisation de la gestion des notes de frais. L’application mobile intégrée à la solution web s’adapte aux besoins des salariés, en leur offrant une gestion simple, rapide et en temps réel de leurs dépenses professionnelles. Découvrez les différentes fonctionnalités et les avantages offerts par cette solution.

Une solution de gestion des notes de frais : Traveldoo Expense

Traveldoo Expense a été conçu pour aider à la gestion chronophage et complexe des frais professionnels. Elle s’avère indispensable pour les comptables, mais aussi pour les collaborateurs, salariés et dirigeants. Elle permet à la fois d’automatiser la gestion des notes des frais, contrôler et optimiser les dépenses professionnelles, suivre et analyser la politique de remboursement des frais professionnels mais aussi de gérer en temps réel les notes de frais grâce à l’application mobile dédiée.

La solution notes de frais web Traveldoo Expense

La solution web de notes de frais Traveldoo Expense offre des fonctionnalités innovantes visant à faciliter la gestion des notes de frais au quotidien. Vous pourrez notamment :

  • Créer de façon automatique des notes de frais à partir des commandes de voyages et des réservations effectuées via Traveldoo Travel et intégrer les dépenses et les justificatifs (enregistrés dans le portefeuille électronique), les flux de paiement, les lieux, les dates, les fournisseurs et les taux de conversion.
  • Contrôler les dépenses professionnellesen personnalisant votre typologie de dépenses et vos règles de remboursement (par catégorie de collaborateurs et selon le motif de la dépense).
  • Réduire le délai de remboursement et préparer la récupération de la TVA grâce à des outils intuitifs.
  • Faciliter le traitement comptable, en identifiant des types de dépenses et en leur attribuant un code comptable afin de les intégrer parfaitement à votre logiciel de gestion ERP.
  • Contrôler et valider automatiquement les notes de frais (multicritères et multiniveaux) grâce à des fonctionnalités adaptées à votre organisation (rôles d’approbation et de contrôle, système de notification de changement d’état d’une note de frais, alertes de non-conformité, calcul automatique des montants à rembourser et approbation sur smartphone ou tablette…).
  • Favoriser le respect de votre politique de voyages et de remboursement grâce à l’identification et l’explication des dépenses non-conformes à la politique, le blocage de la soumission ou du remboursement de certaines dépenses, les annotations des lignes de dépense et des notes de frais, et le calcul automatique des montants à rembourser.
  • Créer des rapports détaillés relatifs à 6 domaines (activité, dépenses, conformité, prix, économies, collaborateurs), afin de comprendre l’évolution des frais professionnels.
  • Analyser votre politique de remboursement des notes de frais grâce à des tableaux de bord interactifs facilitant le suivi de vos KPIs: consommation, taux de conformité, délais de remboursement…

Cette solution web intègre une version mobile entièrement synchronisée avec la solution web et offrant les mêmes règles et moyens de contrôle ainsi que des fonctionnalités intuitives.

L’application mobile « Traveldoo Expense »

L’application mobile Traveldoo Expense offre une gestion simplifiée et immédiate des dépenses des collaborateurs et salariés, à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

Complètement synchronisée avec la solution web, vous retrouverez vos données, vos paramètres, vos règles et moyens de contrôle personnalisés. Facile à prendre en main, vous pourrez entre autres :

  • Géolocaliser et enregistrer vos dépenses en temps réel dans votre portefeuille électronique ou dans votre note de frais courante, simplement et rapidement.
  • Numériser vos justificatifs via notre technologie OCR et les joindre à vos dépenses ou les enregistrer dans votre portefeuille électronique et les joindre plus tard. Que vous soyez dans le train, dans votre hôtel, au restaurant ou encore en mission, il vous suffira de vous munir de votre smartphone, et de prendre en photo votre justificatif. Ensuite, l’application s’occupe de tout pour vous.
  • Automatiser la gestion des notes de frais et réduire les délais de remboursement.
  • Contrôler, valider et suivre les notes de frais directement depuis votre smartphone ou tablette, à tout moment, en temps réel et n’importe où.

Les avantages offerts par la solution Traveldoo Expense

La solution Traveldoo Expense répond parfaitement aux besoins des entreprises.

  • Elle vous permet d’automatiser la création et la gestion de vos notes de frais de manière très simple et rapide, mais également de centraliser toutes vos données et de pouvoir y avoir accès à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit.
  • Vous pourrez gérer de manière optimale les frais professionnels de votre entreprise et gagnerez en temps et en efficacité, grâce à ses fonctionnalités innovantes (géolocalisation des dépenses et numérisation des justificatifs en temps réel, reconnaissance vocale…),
  • Son processus simplifié et fluide des notes de frais facilite le travail des comptables, des managers mais aussi des voyageurs d’affaires.
  • La dématérialisation des justificatifs réduit les délais de remboursement et le stress. Vous ne perdrez plus votre temps à tenter de retrouver les justificatifs papiers !
  • Elle est également synchronisée avec l’application Travel afin que vous puissiez convertir un déplacement professionnel en note de frais en toute simplicité.
  • Elle est compatible avec Android et iOS afin de vous offrir une expérience d’utilisation optimale.

En conclusion, la solution de notes de frais Traveldoo Expense est idéale pour simplifier et optimiser le processus de gestion des notes de frais.  Conçue pour s’adapter à la mobilité des salariés, à leurs besoins spécifiques et à leurs contraintes, elle offre des fonctionnalités innovantes et efficaces. Les notes de frais ne seront plus perçues comme une corvée !

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