Suivi budget voyage d’affaires

Les entreprises face à l’augmentation frénétique des coûts des voyages d’affaires doivent impérativement mettre en place une politique rigoureuse et claire en matière de dépenses professionnelles. La gestion des notes de frais étant, dans bien des cas, chronophage entraine de facto une surcharge financière sans compter les surplus (prolongement du séjour, prolongement des locations). D’où ce besoin des entreprises d’optimiser les coûts et d’assurer un suivi du budget de voyages d’affaires précis.

Voyage d’affaires : pourquoi mettre en place une politique claire ?

En tant qu’entreprise vous devez penser votre politique de voyage d’affaires de manière claire et limpide. Il est nécessaire de s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque déplacement professionnel, du nombre de missions externes ainsi que du nombre de collaborateurs prévus à cet effet. Il est impératif de mettre en place des règles en interne basées sur des critères tels que le choix de la classe (première classe, classe économique) en train ou en avion, du type de location et de la durée. Une certaine homogénéité doit être appliquée à toute l’entreprise concernant les demandes d’achats. Par qui la réservation doit-elle être assurée ? Qui doit l’approuver ? Ce type de questions doit vous permettre d’ajuster votre politique concernant l’organisation de vos voyages d’affaires et les salariés doivent s’y conformer ainsi que vos partenaires.

Gestion voyage d’affaires : nos conseils pour une meilleure politique

Voici quelques conseils pour mener à bien votre politique :

– La prévention :
Il est nécessaire de prévoir à l’avance les coûts de logement ainsi que les frais de déplacements. Ce qui vous permettra de choisir les meilleurs prix (hôtel, billet…)

– La planification :
Un voyage d’affaires utile à l’entreprise est un voyage d’affaires planifié de A à Z. Cette planification repose sur la destination, la durée du séjour, les actions à accomplir qui impliqueront des dépenses…Il est aussi préférable de prévoir un budget pour les frais additionnels (cadeaux ou repas d’affaires…)

– Évaluation des imprévus :
Lors d’un déplacement, des frais qui n’étaient pas prévus peuvent se rajouter (accident, annulation de vol, vol…) Nous vous conseillons de travailler avec des agences de voyages spécialisées dans les déplacements professionnels.

 

Suivi budget voyage d’affaires : optimisation du processus d’achat

Un bon suivi du budget des voyages d’affaires permet une économie de temps et d’argent. Ceci est possible grâce à notre outil de réservation en ligne qui permet de réduire entre autres les frais de commission. L’autre avantage d’un outil de gestion des dépenses est la centralisation des prestations. En effet, vous pouvez louer une chambre d’hôtel, acheter un billet et réserver un restaurant sur la même interface. Ce qui permettra aussi à votre entreprise de suivre vos dépenses et de plafonner celles-ci.
Intégrer un gestionnaire de note de frais c’est :

  • S’assurer une optimisation des frais professionnels
  • Réduire la gestion administrative
  • Optimiser le temps des collaborateurs

Grâce à ce type d’outil vos collaborateurs seront en mesure de gagner au minima 60% de leur temps. Ce qui représente un gain financier non négligeable.

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