Téléphonie mobile : évitez les mauvaises surprises !

Dans un contexte de déplacements professionnels accrus et de démocratisation de l’utilisation de la connexion 4G, les factures mobiles deviennent toujours plus salées. Longtemps négligées, ces dépenses sont aujourd’hui passées au peigne fin au sein des entreprises.

Qui n’a jamais eu de mauvaises surprises sur sa facture téléphonique en raison d’une consommation Internet mobile non maîtrisée ? Du côté des entreprises, le phénomène serait bien plus fréquent que l’on ne l’imagine. Le pôle Digital Technologies Solutions au sein du cabinet de conseil en performance opérationnelle EPSA Groupe, qui se penche sur ce type de problématiques, indique que « des dépassements de plusieurs centaines ou plusieurs milliers d’euros par collaborateur ne sont pas rares. »

Dans un nombre croissant d’organisations, des efforts importants sont consentis pour tenter de mieux maîtriser ces coûts. Le développement de l’Internet mobile au cours des dernières années a été à l’origine d’une remise en cause complète des pratiques en matière de gestion de la téléphonie mobile en entreprise. La démarche vise à les cadrer sur un plan contractuel, et à détecter dans l’entreprise un certain nombre de profils sujets à des déplacements. Une fois que ces derniers sont identifiés, il est plus aisé de mettre en place des forfaits adaptés.

Bien sûr, la mise en place de formules adaptées aux consommations téléphoniques à l’étranger, hors Union européenne, représente un coût supplémentaire. On estime que pour des profils de voyageurs fréquents, la fourchette de prix ne se situe pas autour de 15 à 20 euros, comme c’est le cas classiquement, mais plutôt autour de 70 voire 100 euros par mois. Mais le risque d’explosion de la facture s’en retrouve définitivement écarté.

Au-delà des forfaits adaptés, les plans de formation proposés par certains acteurs du conseil jouent un rôle essentiel. Ils prennent la forme de cessions d’1h ou 1h30 rassemblant une quinzaine de collaborateurs, avec comme objectif de faire connaître les bonnes pratiques, en particulier en matière d’utilisation des données mobiles à l’international. Les réseaux Wifi locaux doivent être privilégiés au maximum. Si ceux-ci ne sont pas disponibles, il est conseillé de télécharger les emails reçus sans les pièces jointes. L’application de règles élémentaires de ce type est loin d’être négligeable puisqu’elle permet d’obtenir des dépenses jusqu’à 10 fois inférieures.

Le suivi des données et des consommations des salariés par leur responsable Achats ou Travel s’avère dès lors essentiel. Les opérateurs téléphoniques peuvent recommander de faire évoluer tel ou tel profil vers un forfait différent plus adapté à leurs besoins, mais ils proposent également des outils de supervision de l’activité permettant d’avoir une vision globale à chaque instant et de prendre de meilleures décisions. Les procédures d’alerte et de blocage ont également leur importance. Elles donnent la possibilité de bloquer des communications apparaissant comme anormales. Lorsqu’un palier est dépassé en termes de consommations de données, un message d’alerte est envoyé et la connexion Internet peut être coupé par l’opérateur.

De façon générale, il convient de surveiller de près les flux de facture dans la gestion de flottes téléphoniques, tout comme les options souscrites qui peuvent être mal positionnées, les clauses contractuelles qui peuvent prendre du temps à être mises en place. Ces aspects peuvent se répercuter négativement sur la facture finale.

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