Tracking des voyageurs d’affaires : vous avoir à l’œil a-t-il un effet rassurant ?

Lorsque leurs employés sont en voyages d’affaires, les organisations ont une responsabilité de vigilance à l’égard des voyageurs ; savoir où ils sont, qu’ils sont en sécurité, qu’ils ne sont pas blessés et qu’ils sont joignables en cas d’urgence. Il ne s’agit pas seulement d’un devoir moral de l’entreprise, mais d’une obligation légale d’assumer une responsabilité plus engagée à l’égard de la sécurité des voyageurs. La législation a été mise en place pour veiller à ce que les entreprises la respectent, il est donc indispensable de s’y conformer.

Bien entendu, la technologie est une aide précieuse; elle permet aux organisations de suivre les déplacements des voyageurs à l’aide de logiciels de tracking des voaygeurs d’affaires dédiés, grâce auxquels les utilisateurs autorisés peuvent accéder à des informations en temps réel partout dans le monde, à tout moment.

Les avantages d’un outil de tracking des voyageurs d’affaires sont nombreux :

  • GESTION DES RISQUES : gestion des risques pour les voyageurs. Les Travel Managers tout comme les responsables de la sécurité peuvent disposer des outils nécessaires pour évaluer correctement les risques avant le début du voyage.
  • AIDE POUR LES EMPLOYÉS : les entreprises peuvent savoir facilement si leurs employés en voyages d’affaires sont susceptibles d’avoir besoin d’aide : s’ils sont perdus, coincés quelques part ou malades, par exemple.
  • SENTIMENT DE SÉCURITÉ : le suivi peut avoir un effet rassurant pour les voyageurs (savoir qu’ils ne sont pas seuls lors de leurs déplacements), mais aussi rassurer les collègues de bureau, qui savent que tout se passe bien.
  • CONTACT : permet une communication instantanée avec les voyageurs en cas d’urgence, lors du retour chez eux ou sur leur lieu de destination.
  • REPORTING : il diminue les tâches administratives et les examens après incident puisqu’une procédure d’audit est déjà en place par le biais des programmes de suivi des voyageurs.
  • CONFORMITÉ : favorise la conformité à l’égard de la responsabilité sociétale (RSE) de l’organisation.

 

« NOUS VOUS AVONS À L’ŒIL »

Dans un monde où les déplacements des personnes sont de plus en plus suivis que ce soit par le biais de la technologie, des réseaux sociaux ou d’une quelconque surveillance, le traitement et le stockage des données font l’objet d’une vigilance accrue. Le renforcement des législations sur la protection des données telles que le RGPD, les réglementations relatives à la surveillance, le point de vue individuel des voyageurs et en fin de compte, l’éthique liée au suivi des déplacements des personnes sont autant d’aspects à prendre en considération lorsqu’une entreprise cherche à mettre en place un système de suivi des déplacements professionnels dans le cadre de sa politique de voyages d’affaires.

Les entreprises doivent évaluer les avantages offerts par un système de suivi des voyageurs par rapport aux éventuelles répercussions négatives associées à ce type de technologie et veiller à avoir correctement mis en place des politiques pour éviter les abus ou une utilisation inappropriée du système, ainsi que toute intrusion dans la vie privée des employés.

Le logiciel de tracking des voyageurs d’affaires peut donner l’impression à de nombreux employés de ne plus avoir la même liberté que par le passé lors de leurs voyages ; ainsi, après une longue journée de travail, lorsqu’ils souhaitent enfin se détendre et faire des sorties avec leurs collègues à l’étranger, ce n’est plus possible, puisque leurs mouvements sont surveillés. Ou encore, les voyages « bleisure » alliant affaires et détente ne sont tout simplement plus envisageables, parce que les employés ne souhaitent pas être « surveillés » en dehors de leurs heures de travail. C’est une question que les entreprises doivent se poser : dans le cadre d’un déplacement alliant travail et loisirs, où commence et où s’arrête la responsabilité de l’entreprise ?

Avec un système de suivi des voyageurs, il se peut que les avantages en termes de sécurité aient des répercussions négatives du point de vue des employés qui voyagent pour affaires. Pour que le système fonctionne, les entreprises doivent adopter une approche globale concernant l’impact d’un suivi des voyageurs pour l’organisation et les employés, et la façon de trouver le meilleur équilibre. Correctement implémenté, le système peut devenir un outil extrêmement productif offrant une forte valeur ajoutée au programme voyages de l’organisation. Dans le cas contraire, il pourrait vous donner du fil à retordre, car vos employés risquent de ne plus du tout apprécier les voyages d’affaires.

 

EN SAVOIR PLUS SUR LE MODULE RISK MANAGER DE TRAVELDOO

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