Traitement note de frais | Traveldoo

Dans le cadre de leur fonction certains employés peuvent être amenés à se faire rembourser des frais (déplacements, restauration) par leur entreprise. Le traitement des notes de frais est un point spécifique de la comptabilisation des frais. Ce n’est qu’à partir de cette étape que l’on peut déclencher un remboursement.

Traitement des frais de remboursement

L’intégration des notes de frais des salariés dans les S.I est sous la responsabilité du responsable comptable de l’entreprise. Il est nécessaire de respecter des règles claires quant aux remboursements des notes de frais. Dans la plupart des cas le remboursement s’effectue chaque mois par virement bancaire.
Le problème lorsque l’on se retrouve avec une multitude de notes de frais à rembourser est bien entendu leur gestion au jour le jour. Le traitement des notes de frais en manuel peut amener le gestionnaire ou même le salarié à commettre des erreurs. L’URSSAF est très stricte sur ce point et en cas de contrôle elle peut mettre la société en redressement fiscal.
Chez Traveldoo nous vous proposons des solutions de gestion de note de frais. Notre plateforme permettra :

  • Aux salariés de mieux déclarer ses frais
  • Aux responsables et à la comptabilité de mieux contrôler les dépenses et les remboursements.

Quels sont les frais ouvrant le droit à un remboursement ?

Le remboursement des frais concerne :

  • La restauration lors d’un déplacement professionnel
  • L’hébergement en hôtel
  • Les différentes modes de déplacement (voiture, avion, train)

Il est nécessaire au niveau comptabilité de respecter quelques impératifs :
Le remboursement s’effectue que si l’ensemble des frais en nature apparait sur la note de frais
Les justificatifs doivent indiquer différents types de montants : la T.V.A, le montant HT et bien sur le montant TTC.
A noter : l’entreprise récupère le plus souvent la T.V.A seulement si elle est notifiée sur la facture.
Chaque employé a l’obligation de justifier chaque dépense professionnelle s’il compte obtenir un remboursement.
Chaque justificatif de note de frais doit être classé en fonction de la date d’achat.

Traitement et enregistrement comptable des frais domicile-travail

Concernant le déplacement entre le domicile et le lieu de travail les frais de titres de transports sont à la charge pour moitié de l’employeur. Cette prise en charge concerne les abonnements basés sur les tarifs 2eme classe. Ces remboursements particuliers doivent être obligatoirement notifiés sur les bulletins de salaire des employés.

Traitement et maîtrise des coûts

Le traitement des notes de frais ainsi que la gestion des remboursements engendrent un coût non négligeable pour les entreprises. Difficile de conjuguer la rapidité à la fiabilité. Notre logiciel de note frais en plus de vous offrir un gain de temps en diminuant les délais de gestion vous permettra de diminuer les coûts grâce à un processus claire et fiable. Vous aurez la maîtrise sur le moindre débordement et ainsi vous pourrez éviter un redressement fiscal.
Découvrez sans plus attendre notre solution de gestion de frais

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